営業メールは、営業手法の中でもかなりアポイント獲得が難しい手段である一方で、非常に効率のいい営業手段となります。とはいえ、営業メールの書き方やアポイントを取るコツを知らないのであれば、営業メールでアポイントを獲得することはかなり難しいでしょう。
そこで本記事では、営業メールでアポイントを獲得するメリット・デメリットをご紹介した上で、実際に営業メールの書き方やアポイントを獲得するコツをご紹介していきます。営業メールで効果的にアポイントを獲得したい方は本記事を最後まで読んでみてください。
営業メールでのアポイント獲得は有効的なのか？
ビジネスにおいてアポイントを獲得する代表的な手段は「テレアポ」ですが、営業メールはアポイントを獲得する上で有効なのでしょうか？
結論から申し上げますと、営業メールはコツさえ掴んでしまえばビジネスにおいて有効的なアポイント獲得の手段になります。
なぜなら、多くの場合で会話すらできないテレアポに比べ、メールさえ開封して本文を読んでもらえれば「自社の名前」や「自社商品・サービスの概要」などを知ってもらうことができ、さらにアポイントの獲得につながることもあるからです。
とはいえ、この「メールを開封して本文を読んでもらうこと」が営業メールでアポイントを獲得する上でもっとも難しいポイントになります。
それでは早速、アポイントを獲得するための営業メールの書き方で注意するべきポイントを見ていきましょう。
営業メールで注意するポイント
アポイントメント獲得のための効果的なメール作成には、いくつかの重要なポイントがあります。
分かりやすいファイル名
ファイル名は短く、すぐに内容が理解できるように作成します。これは、受信者がファイル名を見てメールを開くかどうかを判断するためです。メールの目的と、自社名または氏名を記載することが重要です。
本文は要点から開始する
メールの冒頭で「どのような目的のメールか」を明確にし、その後に詳細（日時、希望時間、持ち物など）を具体的に記載します。日程提案をすることで、日程調整の手間を減らします。
宛名と挨拶を省略しない
メールは内容が問題であることが気にされますが、宛名や挨拶は省略してしまうのは当たり前ではありません。最初のやりとりでは自己紹介を含めたご挨拶を申し上げます。
メール送信の経緯を説明する
もしその相手にメールを送ったのか、どのようにして自分を知っていたのかといった経緯を記載します。これは、ビジネスメールにおけるマナーとして重要です。
お客様の特典を記載する
アポイントの時間を割いてもらうために、相手にとっての特典を具体的に記載します。
複数の日程を提案する
最低でも3つ以上の日程の候補を提案し、相手の都合を考慮します。
正しい敬語を使う
言葉遣いに注意し、正しい敬語を使います。これはビジネスパーソンとしての印象に大きく影響します。
返信の期限を設定する
返信期限を設定することでメールの優先度を相手に伝えながら、返信をすることができます。
これらのポイントを抑えることで、メールでのアポイント獲得の成功率を高めることができます。
メール営業でアポを獲得するメリットとは？
メールでアポイントを獲得することにはいくつかの大きなメリットがあります。
メール営業でのアポイントの獲得のメリットを理解することで現状の営業手法と比較できるでしょう。
時間効率と柔軟性
営業メールは、時間や場所に依存せずに送信できます。 多忙なスケジュールを持つ受信者に対しても、顧客の都合により良い時にメールを読んで対応して受け取ることが可能です。
広範なリーチ
メールを使うことで、地理的な制限なく多くの潜在顧客にリーチできます。これは、特に広い地域や異なる市場を目標にしているビジネスにとって重要です。
コスト効率
電話や対面訪問に比べて、メールは費用対効果が高いコミュニケーション手段です。 特に大量の慎重顧客にアプローチする場合、メールは費用を考えると役立ちます。
追跡と分析の容易さ
メールマーケティングツールを使えば、開封率やクリック率などの重要なメトリクスを追跡し、戦略を最適化することができます。
パーソナライゼーションとカスタマイズ
メールは受信者の興味やニーズに応じてカスタマイズすることが可能です。これにより、より関連性の高いコミュニケーションを行い、応答率を高めることができます。
長期的な関係構築
定期的なメールで、潜在顧客との長期的な関係を築くことができます。情報提供や業界のトレンド共有など、価値あるコンテンツを提供することで信頼を築くことができます。
メール営業でアポを獲得する際のデメリット
メール営業によるアポイント獲得には、以下のようなデメリットがあります。デメリットも理解した上で戦略を立案しましょう。
開封率とアポイント獲得率が低い営業メール
最大のデメリットは、受信者にメールを開封してもらえないことです。さらにアポイントメントにつながる率が低い点です。文章のみのコミュニケーションは、印象を良くするのが難しく、特に不明の送信元からのメールは、受信者が開く可能性が低くなりがちです。この問題に対処するためには、ファイル名の工夫や本文内容の改善などが必要です。
迷惑と感じられるリスク
同じ顧客に繰り返し営業メールを送信することは、迷惑と感じられるリスクがあります。 大量の興味のないメールは不快感を与え、結果として迷惑メールとみなされるだけでなく、会社のイメージを悪くする可能性もあります。これを防ぐためには、顧客のニーズや課題を深く洞察し、有益な情報を提供する営業メールを大切にすることが必要です。
これらの戦略を適切な対策を講じることにより、営業メールによるアポイント獲得の効果を高めることが可能です。また、具体的な失敗事例を参考にすることも、効果的な営業戦略を練るうえで有効です。
アポ獲得を目的としたメール例文
メールでアポ獲得を目的とする場合に誰に送るのかによって書くべき内容が変わります。送り先に合わせてメールに柔軟に対応する必要があります。今回はいくつかのパターンにおけるメール例文をご紹介します。
新規のメール営業
新規のお客様に対してメール営業を行う際には、特に注意が必要です。以下はその重要なポイントです。例文を最後にあるので参考にしてみてください。
- 初回の印象が重要
初めてのメールでは、プロフェッショナルで礼儀正しい印象を抱くことが非常に重要です。メールは慎重で、明確な目的を持ち、丁寧な言葉遣いを心がけてください。
- 受信者の興味とニーズを理解する
受信者の興味やニーズに合わせてメールの内容を調整します。
- 簡潔で明確なメッセージ
メールは長すぎず、かつ必要な情報を含んでいます。必要な情報が提供されているのか、どのようなメリットがあるのかを明確に伝えます。
- スパムと見守るためにはしないようにしてください
件名や本文がスパムフィルターにならないように注意してください。
- 個人情報の取り扱いに注意する
プライバシーに関する規制を遵守し、個人情報の取り扱いには細心の注意を払います。必要な情報収集や共有は信頼を損なう原因になります。
- 返信やフィードバックの促進
受信者が返信しやすいように、具体的な質問をするか、フィードバックを求めるなどの方法で、対話を促進します。
これらのポイントを心がけることで、新規顧客に対するメール営業の効果を高めることができます。参考にメールの例文を見てみましょう。
| 【件名】
弊社サービス〇〇ご紹介について面談のお願い（会社名/名前） |
| 【本文】
株式会社〇〇 ○○様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。 突然のご連絡にて失礼いたします。 私、株式会社〇〇というサービスを担当しております、〇〇と申します。 貴社のホームページを拝見し、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡いたしました。 弊社では、〇〇業界のお客さまを中心に〇〇を導入いただいており、これまでに〇〇件の導入事例と〇〇を最大で〇〇％改善した実績がございます。 同様の課題を貴社がお持ちであれば、直接同行他社様の成功事例を用いたご説明にお伺いしたいと考えております。 下記の日程でご都合の良いお日にちはございますでしょうか。 ===================== ＜候補日程＞ ・〇〇月〇〇日（曜日） 〇〇：〇〇 ・〇〇月〇〇日（曜日） 〇〇：〇〇 ・〇〇月〇〇日（曜日） 〇〇：〇〇 ===================== 当日は、サービス内容の詳細や他社での導入事例、貴社でのご活用イメージなどをお話しできればと考えております。なお、1時間程度を予定しております。 上記日程で差し支えなければ、大変お手数ですがご都合のいい日程をお知らせいただければ幸いでございます。 ご多忙の折大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 【署名】 |
既存の営業メール
既存顧客にメールを送信する際には、以下の点に注意することが重要です。
- 関係の維持と発展
確立された関係を尊重し、それをさらに発展させるようなコンテンツを提供することが重要です。これまでの取引の履歴や過去の対話から得た情報を活用して、パーソナライズされたメッセージを送ります。
- 過去のコミュニケーションを参照する
過去の短縮に留意し、顧客が以前に示した興味やニーズに基づいてメールをカスタマイズします。これにより、顧客が重要視されていると感じることができます。
- 過度な頻度を注意する
メールの頻度に注意し、過度に頻繁に送らないようにします。
- 価値提供を重視
限定製品やサービスを宣伝するのではなく、教育的なコンテンツ、業界の最新情報、ヒントやアドバイスなど、顧客重視の実際に価値のある情報を提供することが重要です。
- フィードバックの促進
顧客からのフィードバック意見を積極的に求め、それに基づいてサービスを改善します。これにより、顧客が自分の声を聞いていると感じることができます。
これらのポイントに注意を払うことで、既存の顧客との良好な関係を維持しつつ、効果的なメールコミュニケーションを行うことができます。参考にメールの例文を見てみましょう。
| 【件名】
（〇〇様）〇〇の課題に有効な〇〇サービスのご案内/株式会社〇〇 |
| 【本文】
株式会社〇〇 〇〇部〇〇様 ご無沙汰しております、〇〇株式会社の〇〇です。 以前、弊社サービス〇〇をご利用いただき誠にありがとうございました。 この度、弊社が新たに開始した〇〇というサービスが貴社の〇〇事業の目標達成にお役立ていただけるのではないかと思い、ご連絡を差し上げた次第です。 もし少しでもご興味をお持ちいただけましたら、直接お会いしてご案内させていただきたい所存です。 誠に勝手ではございますが、私が打ち合わせ可能な候補日程を記載いたしますので、返信していただけると幸いです。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 【日程の候補】 ・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇 ・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇 ・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 上記日時以外でも可能な日程はございますので、その際はお気軽にお申し付けください。 お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討の程よろしくお願いいたします。 【署名】 |
アポ前日のリマインドメール
アポの日程の確定から、期間が経ってからの訪問の場合は、アポ前日にリマインドメールを送信しすると良いでしょう。ただし、アポ確定から数日以内の訪問であれば、何度もお送りすることが相手の負担ともなり得るため、リマインドメールの送付は、状況に応じた判断が必要になります。参考にメールの例文を見てみましょう。
| 【件名】
明日のお約束についてのご確認 |
| 株式会社〇〇
営業部〇〇様 お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。 改めまして、今回はご面談の機会をいただき誠にありがとうございます。 お約束通り、明日の〇〇時に御社へお伺いさせていただきます。 それでは、明日お会いできることを楽しみにしております。 何卒よろしくお願い申し上げます。 【署名】 |
日程変更の依頼時に送るメール
日程の変更は可能な限り早く相手に伝えるべき内容です。そのためメールではなく電話で直接伝えるようにしましょう。電話で謝罪と変更後の日程を決めた後に、確認のメールを送りましょう。参考にメールの例文を見てみましょう。
| 【件名】
（日程変更について）Re:Re:（〇〇様）〇〇サービスのご案内 |
| 【本文】
株式会社〇〇 〇〇部〇〇様 お世話になっております、〇〇株式会社の〇〇です。 先ほどはお電話で相談いたしました通り、下記の通り訪問日程を変更させていただきます。 日程：〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇 訪問者：営業部〇〇、〇〇（以上４名） 私から日程候補を挙げていたにもかかわらず、こちらの都合で変更となってしまい大変申し訳ございません。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。 【署名】 |
アポ後のお礼メール
アポイント後にはお礼のメール文章を送りましょう。また、当日の議事録や資料も添付すると次回の内容がスムーズになります。参考にメールの例文を見てみましょう。
| 【件名】
本日の面談のお礼（〇〇株式会社〇〇） |
| 【本文】
株式会社〇〇 〇〇部〇〇様 お世話になっております、〇〇株式会社〇〇です。 本日はご多忙中にもかかわらず、お時間をいただき誠にありがとうございました。 また、貴社の課題やサービスに対する要望についてお話しいただき、心より感謝申し上げます。 本日ご依頼いただきました御見積書につきましては、今週中にはお送りできるかと思いますので今しばらくお待ちくださいませ。 その間、ご不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。 〇〇様にお会いできましたご縁を大切に、より一層精進して参ります。どうぞ引き続きよろしくお願いいたします。 【署名】 |
まとめ
本記事では、営業メールでアポイントを獲得するメリット・デメリットをご紹介した上で、実際に営業メールの書き方やアポイントを獲得するコツをご紹介していきました。
営業メールはアポイント獲得において有効的な手段ではありますが、文章だけでのコミュニケーションや件名だけで内容をみるかを判断されてしまう点など、さまざまな要素から難しい営業手段なのです。
しかし、試行錯誤を繰り返して営業メールから効果が出るようなら、非常に効率の良い営業手段でもあります。
本記事を参考に効果的な営業メールを作成してアポイント獲得を目指しましょう。
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