採用がむずかしくなっている今、企業から直接アプローチできるスカウトメールが注目されています。求人を出して待つだけでは、優秀な人材に出会えないケースが増えているからです。

しかし、スカウトメールを送っても返信が来ない、開封すらされないと悩む採用担当者も少なくありません。実は、スカウトメールには返信率を上げるコツがあります。

この記事では、スカウトメールの基本的な書き方から、すぐに使える例文、返信率を高めるテクニックまでわかりやすく解説します。採用活動をもっと効果的にしたい方は、ぜひ参考にしてください。

スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業が求職者に直接メッセージを送って採用につなげる手法です。従来の「求人を出して応募を待つ」スタイルとはちがい、企業から積極的にアプローチできる点が最大の特徴となります。

転職サイトやダイレクトリクルーティングサービスに登録している人材のデータベースから、自社にマッチする人を探し出してメールを送ります。この方法なら、自社を知らない優秀な人材とも接点を持つことができます。

スカウトメールの基本的な仕組み

スカウトメールは、転職サイトやビジネスSNSなどのプラットフォームを通して送られます。

企業の採用担当者は、登録者のプロフィールや職務経歴を見て、自社に合いそうな人を選びます。その後、メッセージを作成して個別に送信する流れです。

受け取った求職者は、メールの内容を見て興味があれば返信します。そこから面談や選考へと進んでいくのが一般的な流れとなります。スカウトサービスによっては、書類選考なしで面接できる特典をつけることもできます。

普通の求人とのちがい

普通の求人広告は、企業が募集内容を掲載して応募を待つ受け身の方法です。一方、スカウトメールは企業から能動的にアプローチする攻めの採用手法といえます。

求人広告では、企業を知っている人や興味を持った人しか応募しません。しかしスカウトメールなら、自社を知らない転職潜在層にも届けられます。

また、求人広告は不特定多数に向けた情報発信ですが、スカウトメールは一人ひとりに合わせた内容を送れます。この個別性が、相手に「自分に合った会社かも」と思ってもらえる大きなポイントです。

スカウトメールを使うメリット

スカウトメールの最大のメリットは、企業の知名度に関係なく優秀な人材にアプローチできる点です。中小企業でも、大手企業で働く経験豊富な人材に直接声をかけられます。

また、今すぐ転職を考えていない人にもリーチできます。「良い条件があれば転職したい」と考えている転職潜在層は、求人サイトを見ていないことも多いです。スカウトメールなら、そうした層にも届けられます。

さらに、採用のミスマッチを防げる点もメリットです。プロフィールを見て適性を判断してから送るため、お互いの期待値のズレが少なくなります。応募者の質が高まり、採用活動の効率も上がります。

スカウトメールの書き方の基本

スカウトメールを効果的に書くには、押さえるべきポイントがあります。読んでもらえる件名、興味を引く本文、適切な文章量の3つが基本となります。

多くの求職者は毎日たくさんのスカウトメールを受け取っています。その中で選んでもらうには、「自分のために書かれたメール」だと感じてもらうことが大切です。

ここでは、開封率と返信率を上げるための基本的な書き方を解説します。

件名で開封率を上げる方法

件名は、メールを開いてもらえるかどうかを左右する最も大事な要素です。スマートフォンで見ることが多いため、20〜30文字程度で要点を伝えることが大切です。

効果的な件名のパターンは3つあります。1つ目は、相手の経験を具体的に入れる方法です。「◯◯のご経験を拝見しました」のように書くと、個別に送っている印象を与えられます。

2つ目は、魅力的な条件を前面に出す方法です。「リモート可」「マネージャー候補」など、相手が求めている条件を入れると開封率が上がります。

3つ目は、語りかけるような件名です。「◯◯さんとお話ししたいです」のように親しみやすい表現を使うと、気軽に開いてもらいやすくなります。ただし、他社でも使われやすいため、差別化を意識した文章にすることが重要です。

本文に入れるべき5つの要素

スカウトメールの本文には、必ず入れるべき5つの要素があります。この構成を守ることで、相手に伝わりやすいメッセージになります。

1つ目は、なぜあなたにスカウトを送ったのかという理由です。相手のどんな経験やスキルに注目したのかを具体的に記載してください。

2つ目は、会社の紹介です。事業内容や強み、成長性などを簡潔に伝えます。ただし、ホームページに書いてある内容をそのまま書くのはNGです。

3つ目は、採用の背景です。なぜ今この人材が必要なのか、どんな課題を解決したいのかを説明します。

4つ目は、任せたい仕事の内容です。具体的な業務内容や、活躍してもらいたい場面を書きます。

5つ目は、相手にとってのメリットです。年収アップやキャリアアップなど、転職することで得られる価値を明示することが大切です。

読みやすい文章の長さとコツ

スカウトメールの理想的な長さは、500〜600文字程度です。スマートフォンで読むと、ちょうど1〜2スクロールで読み切れる量になります。

長すぎる文章は最後まで読んでもらえません。伝えたいことがたくさんあっても、要点を絞って簡潔に書くことが大切です。

文章を読みやすくするコツは3つあります。1つ目は、適度に改行を入れることです。3〜4行ごとに改行すると、見た目がすっきりして読みやすくなります。

2つ目は、箇条書きを活用することです。会社の魅力や待遇などは、箇条書きにすると一目で理解してもらえます。

3つ目は、専門用語を避けることです。業界特有の言葉は、相手が理解できない可能性があります。誰が読んでもわかる言葉で書くよう心がけることが大切です。

返信率が上がるスカウトメール例文

実際に効果の高いスカウトメールの例文を、ターゲット別に紹介します。自社の状況に合わせてアレンジして使ってください。

例文を見ることで、どんな表現が相手の心に響くのか、どこをカスタマイズすべきかが具体的にわかります。

ここでは、新卒採用、中途採用、エンジニア採用の3パターンを用意しました。

新卒向けスカウトメールの例文

件名：【◯◯さんへ】地域貢献×ITで成長できる環境があります

本文： ◯◯さん、はじめまして。株式会社△△で新卒採用を担当している□□と申します。

プロフィールを拝見し、ボランティア活動を通じて地域課題の解決に取り組まれている点に魅力を感じ、ご連絡させていただきました。

当社は、地方自治体向けのITサービスを提供している会社です。「テクノロジーで地域を元気にする」をミッションに、過去5年で売上を3倍に伸ばしています。

◯◯さんのような、社会貢献への想いとITスキルを持つ方と、ぜひお話ししたいと考えています。

まずは気軽にオンライン面談しませんか？選考ではなく、会社のことを知っていただく場ですので、お気軽にご承認ください。

以下のボタンから、ご都合の良い日程をお選びいただけます。 お会いできることを楽しみにしています。

中途採用向けスカウトメールの例文

件名：◯◯さんの営業経験を、新規事業の立ち上げで活かしませんか？

本文： ◯◯さん、はじめまして。株式会社△△で営業マネージャーを務めている□□と申します。

◯◯さんが前職で、新規開拓から既存顧客のフォローまで幅広く担当されていた経験を拝見しました。特に、売上前年比150％を達成された実績に注目しています。

当社は現在、新しいBtoB向けサービスの立ち上げを進めています。ゼロから市場を開拓していくフェーズのため、◯◯さんのような実績のある方の力が必要です。

ポジションは営業リーダー候補として、3〜5名のチームをまとめていただくことを想定しています。裁量を持って働ける環境で、年収は現在の条件以上を保証します。

今すぐの転職でなくても構いません。一度カジュアルにお話しする機会をいただけないでしょうか？

ご興味がありましたら、以下の日程調整ツールからご都合の良い時間をお選びください。書類のご準備は不要です。

◯◯さんからのご返信を、心よりお待ちしております。

エンジニア採用向けスカウトメール例文

件名：◯◯さんのOSS活動を拝見しました｜自社プロダクト開発メンバー募集

本文： ◯◯さん、こんにちは。株式会社△△でCTOを務めている□□と申します。

GitHubで公開されている◯◯さんのプロジェクトを拝見し、技術選定の視点やコードの書き方に感銘を受けました。特に、パフォーマンス改善に関する取り組みは、当社が目指す方向性と重なります。

当社は、toC向けのWebサービスを自社開発しているスタートアップです。月間利用者数は100万人を超え、さらなる成長フェーズにあります。

技術スタックはReact、TypeScript、Goを中心に、モダンな環境で開発しています。エンジニアは現在10名で、少数精鋭のチームです。

◯◯さんには、フロントエンド領域を中心に、設計から実装まで幅広く携わっていただきたいと考えています。

リモート勤務も可能で、フレックスタイム制を導入しています。技術的な挑戦を応援する文化があり、勉強会や技術カンファレンスへの参加も支援しています。

まずは30分程度、Zoomでカジュアルにお話ししませんか？プロダクトの詳細や今後の技術的な展望についてもお伝えできればと思います。

◯◯さんとお話しできることを楽しみにしています。
ご返信お待ちしております。

スカウトメールの返信率を上げるコツ

スカウトメールの返信率を上げるには、文面の工夫だけでなく、送り方やタイミングも大切です。ここでは、実践的なテクニックを3つ紹介します。

同じ内容でも、送る相手や時間帯を変えるだけで、返信率が大きく変わることもあります。

これらのコツを組み合わせて使うことで、より効果的なスカウト活動ができるようになります。

ターゲットに合わせた文章の作り方

スカウトメールは、相手によって響くポイントがちがいます。年代や性別、キャリアステージに応じて、訴求内容を変えることが大切です。

20代前半の方には、成長環境やスキルアップできる点を強調します。「新しいことに挑戦できる」「幅広い経験を積める」といった表現が効果的です。

30〜40代の方には、待遇や働き方の改善を訴求します。「年収アップ」「ワークライフバランス」「マネジメント経験」などのキーワードが刺さりやすいです。

また、相手の経験を組み合わせて書くのも効果的です。単に「営業経験がある方」ではなく、「メーカーから不動産業界に転職し、実力主義の環境で成果を出してきた方」のように、2つ以上の要素を組み合わせると特別感が出ます。

プロフィールに書かれている「やりたいこと」や「大切にしている価値観」にも触れることが大切です。志向性が自社とマッチしていることを示すと、返信率が高まります。

送るべきタイミングと時間帯

スカウトメールを送る時間帯によって、開封率や返信率は変わります。最も効果的なのは、平日の朝7〜9時と、夜19〜22時です。

朝の時間帯は、通勤中にスマートフォンでメールをチェックする人が多いタイミングです。出勤前の余裕のある時間に届くと、目を通してもらいやすくなります。

夜の時間帯は、仕事が終わってリラックスしているタイミングです。じっくり内容を読んでもらえる可能性が高まります。

逆に避けるべきなのは、深夜や早朝です。たとえ予約送信だとしても、「ブラック企業では」と思われるリスクがあります。

また、スカウトサービス上でのアクティブ度も確認することが重要です。「新規登録」「プロフィール更新」などの表示がある人は、転職意欲が高い可能性があります。アクティブな人に優先的に送ると、返信率が上がります。

やってはいけないNG例と注意点

スカウトメールでやってしまいがちなミスがあります。これらを避けるだけで、返信率は改善します。

最も多いのが、誤字脱字です。相手の名前を間違える、変換ミスがあるといったミスは、「ちゃんと読んでいない」という印象を与えます。

また、明らかなテンプレートの一斉送信もNGです。「{name}様」のように差し込みタグが残っていたり、誰にでも当てはまる内容だと、すぐに見抜かれます。最低でも1箇所は相手に合わせたカスタマイズを入れることが大切です。

文章が長すぎるのも避けるべきです。スマートフォンで読むことを考えると、スクロールが3回以上必要な長さは読みにくくなってしまいます。要点を絞って、シンプルに構成することが効果的です。

「未経験歓迎」という言葉も、スカウトメールでは逆効果になることがあります。「誰でもいいのでは」と思われてしまうからです。相手の経験を評価している姿勢を示すことが大切です。

スカウトメールの種類と使い分け

スカウトメールには、大きく分けて2つの種類があります。それぞれの特徴を理解して、状況に応じて使い分けることが効果的です。採用の目的や、確保したい人数によって、適した手法は変わります。

ここでは、各タイプの特徴と、どんな時に使うべきかを解説します。

オープンオファーとは

オープンオファーは、幅広い条件の人に一斉に送るスカウトメールです。特定の条件を絞り込まず、多くの候補者にアプローチできます。

文面は基本的にテンプレートを使い回すため、作成の手間が少ないのがメリットです。短時間で大量の候補者に送れるため、母集団を形成したい時に向いています。

ただし、個別性が低いため、返信率は低くなりがちです。採用ブランド力が高い企業や、知名度のある会社でないと効果は出にくい可能性があります。

オープンオファーが向いているのは、未経験者を大量に採用したい場合や、応募が集まりにくいポジションで幅広く声をかけたい時です。

プライベートオファー(個別送信)とは

プライベートオファーは、条件を絞り込んだ候補者に個別に送るスカウトメールです。完全一致オファーと条件一致オファーの2種類があります。

完全一致オファーは、求める条件にすべて合致する人だけに送ります。マッチ度が非常に高いため、書類選考を免除するなどの特典をつけることも多いです。

条件一致オファーは、複数の条件のうち一部が合致する人に送ります。完全一致よりは対象者が増えますが、それでも個別性は保たれます。

プライベートオファーのメリットは、返信率が高いことです。一人ひとりに合わせた内容を書くため、相手に「自分のために送られた」と感じてもらえます。

専門職を採用したい時や、即戦力となる経験者を狙う時は、プライベートオファーが効果的です。

状況に合わせた使い分け方

スカウトメールの種類は、採用の状況に応じて使い分けることをおすすめします。ここでは、3つのパターンを紹介します。

1つ目は、急いで複数人を採用したい場合です。この場合は、オープンオファーで母集団を増やしつつ、条件一致オファーで質の高い候補者も狙います。両方を並行して進めるのが効果的です。

2つ目は、専門性の高い職種を1〜2名だけ採用したい場合です。この時は、完全一致オファーに絞って、丁寧にカスタマイズしたメールを送ります。数は少なくても、返信率は高くなります。

3つ目は、知名度が低い企業が採用する場合です。オープンオファーでは反応が得られにくいため、プライベートオファーを中心に使います。相手の経験や志向性をしっかり読み込んで、個別性の高いメッセージを送ることが成功のカギです。

また、ABテストを行うのもおすすめです。同じターゲット層に対して、オープンとプライベートの両方を試し、どちらの返信率が高いかを検証することが大切です。

スカウトメールの配信から応募者管理まで、採用活動全体を効率化したい方には、採用マーケティングツールのリクルートマーカーがおすすめです。候補者の行動を可視化し、最適なタイミングでのアプローチを支援してくれます。

Recruit Markerの導入事例

実際にRecruit Markerを活用して採用成功を実現した企業の事例を3社紹介します。

ペッツオーライ株式会社

24時間365日いつでも専門家に相談できるペット飼育サポートアプリを提供するペッツオーライ株式会社は、新規事業の拡大に向けて、事業開発やマネジメント経験が豊富な人材を必要としていました。

しかし、ペット業界の未来を一緒に切り開いていける人材は希少で、従来の採用チャネルでは候補者を見つけることが困難でした。そこでRecruit Markerを導入し、インテントデータを基に転職市場に現れる前の優秀な人材へ的確にアプローチしました。

導入後まもなく新規事業開発担当の採用を実現し、スカウトメッセージの返信率は数％から11％超へと大幅にアップしました。また、転職市場に現れていない優秀層にいち早くアプローチすることで、質の高い候補母集団を形成することに成功しています。人事部門がない中でも、IRC（インテントリクルーティングコンサルタント）のサポートを受けながら、ターゲットの絞り込みやスカウトメッセージの作成を行い、効率的に採用活動を進めることができました。

株式会社つぶだてる

「人生をつぶだてる」をビジョンに人材紹介・転職支援事業を展開する株式会社つぶだてるは、競争が激化する人材紹介業界において、効果的な求職者の集客手法を確立することが課題でした。

2016年に1.5万社以上あった人材紹介事業者は、現在3万社以上に増加。レッドオーシャン化する中で、求職者がスカウトサービスに登録する前に、他社より先制してアプローチができる点に注目してRecruit Markerを導入しました。

導入の結果、返信率は6倍アップの13％を達成し、面談設定率は60％超を実現しました。数万件のスカウトメールを送るよりもコストパフォーマンスが良い成果となっています。LinkedInなどのSNS経由でスカウトメッセージを送り、転職意向を既に示している方ではなく、その少し前の転職意向につながる兆しをタイムリーにキャッチしてアプローチすることで、高い成果を上げています。

蒼株式会社

IT・AIコンサルティングを手がける蒼株式会社は、創業間もないスタートアップとして、共に未来を描ける仲間を最速で見つける必要がありました。

Recruit Markerを導入することで、インテントデータを活用した候補者探しの時間を圧倒的に効率化し、潜在層の「意思の濃淡」を把握できるようになりました。

その結果、導入初月でマネジメント人材の採用に成功し、返信率も2倍に向上しました。創業間もないスタートアップでありながら、優秀人材と最速で出会うことができたのです。インテントリクルーティングの手法により、従来の採用手法では出会えなかった優秀な人材との接点を、早期に創出することに成功しています。

まとめ：スカウトメールで採用を成功させよう

スカウトメールは、企業から直接アプローチできる効果的な採用手法です。返信率を上げるには、件名と本文の工夫、送るタイミング、種類の使い分けが大切になります。

相手のプロフィールをしっかり読み、個別性のあるメッセージを送ることが成功のカギです。テンプレートをそのまま使うのではなく、最低でも1箇所は相手に合わせたカスタマイズを入れてください。

また、1回送って終わりではなく、開封率や返信率を測定してPDCAを回すことも欠かせません。

この記事で紹介した例文やコツを参考に、あなたの会社に合ったスカウトメールを作ってみてください。優秀な人材との出会いが、きっと増えるはずです。

スカウトメールの配信先選定やタイミングに悩んでいる方には、Recruit Markerがおすすめです。約600万人の人物データベースとAI技術を組み合わせることで、転職潜在層の中から「今まさに転職を考え始めている人」を見つけ出し、その人に合わせたパーソナライズスカウトを最適なタイミングで送信できます。返信率の向上だけでなく、スカウト業務の効率化も実現できるツールです。