「営業担当者ごとに見込み客の管理方法が違い、フォロー漏れが絶えない」

「誰にいつ連絡したのか分からず、せっかく獲得したリードを失ってしまった」

見込み客管理において、情報の属人化や引き継ぎミスは大きな問題につながります。

しかし、見込み客の情報を一元管理し、営業活動を仕組み化することで、成約率と営業の生産性を高めることが可能になります。

この記事では、見込み客管理の重要性をはじめ、見込み客システムの導入によって得られるメリットや選定のポイント、具体的なツールまでを詳しく解説しています。

チーム全体の営業力を底上げし、数字で成果を示す営業体制を構築したい方は、ぜひご覧ください。

 

管理する見込み客が増えれば増えるほど、「今日は誰に、どの順番でアプローチすべきか」という新たな課題に直面します。

その答えが、近年注目を集める「インテントセールス」です。これは、単にリストを管理するだけでなく、Web上の行動データから「今、まさにあなたのサービスを求めている」という顧客の購入意欲（インテント）を捉え、アプローチの最適なタイミングを教えてくれる革新的な手法です。

問い合わせや資料請求といった待ちの姿勢ではなく、顧客のニーズを先回りして捉える攻めの営業へ変化が可能です。その具体的な方法と、実現を可能にするツールについて解説した資料をご用意しました。ご興味のある方は、下記より無料でダウンロードいただけます。

 

サービス詳細を見る▶︎　　　　　サービス資料をダウンロード▶︎

なぜ見込み客管理が重要なのか

見込み客をどのように管理するかは、営業活動の成果を大きく左右します。情報の抜けやタイミングのズレは、成約機会の損失につながります。

ここでは、見込み客管理を強化することで得られる4つの主要な効果をご紹介します。

1.顧客解像度が上がり、アプローチの質が向上する

見込み客管理を徹底することで、顧客ごとのニーズや関心領域を深く理解できるようになります。例えば、同じ業種の見込み客であっても、課題に感じているポイントや購買意欲の成熟度は異なります。

CRMやSFAなどのシステムを活用すれば、過去の接点履歴や商談メモ、問い合わせ内容などを時系列で蓄積できます。画一的な営業アプローチではなく、見込み客ごとの温度感に応じた提案が可能になります。

適切なタイミングで、適切な情報を提供することで、商談の精度が高まり、成約率の向上にもつながります。

2.アプローチの優先順位が明確になり、営業活動が効率化される

見込み客が多くなればなるほど、誰に・いつ・何を提案すべきかの判断が難しくなります。

このとき、見込み客管理システムがあれば、顧客の検討フェーズや商談ステータスに基づいて、優先順位を可視化できます。

例えば、見積依頼済みの見込み客、過去に資料請求したものの反応が止まっている顧客などを分類することで、今すぐアプローチすべき層が明確になります。

結果として、「営業マンの経験」に頼るのではなく、データに基づく計画的な営業活動が可能になります。

3.属人化を防ぎ、ヒューマンエラーを削減できる

中小企業では、営業担当者が各自のノートやExcelで顧客情報を管理しているケースも多く見受けられます。しかしその状態では、担当者の異動や退職が発生した際に、引き継ぎミスや情報の紛失が起こりやすくなります。

見込み客管理システムを導入すれば、すべての情報が組織で共有・保管されるため、担当者が変わっても顧客対応が途切れません。

また、商談の進捗やアプローチ履歴が残っているため、引き継ぎ時の情報漏れや二重対応といったヒューマンエラーのリスクも大幅に軽減できます。

「営業の属人化」を課題としている企業は多く、解決には、組織全体での見込み客共有を進める必要があります。

4.データに基づいた戦略的なマーケティング施策が打てる

見込み客管理は営業部門だけでなく、マーケティング戦略にも大きく貢献します。具体的には、「過去の資料請求者のうち、成約に至ったのはどんな属性の人だったのか」などを分析することで、効果的な広告出稿やコンテンツ制作に活かすことができます。

また、反応のあったタイミングやタッチポイントを可視化することで、「どのチャネルが購買につながりやすいか」も明らかになります。

見込み客管理システムの主な機能

見込み客管理システムには、営業活動の属人化や業務の非効率を解消するための多彩な機能が備わっています。

ここでは、中小企業でも導入しやすいCRM・SFAツールに搭載されている主な6つの機能をご紹介します。

 

顧客管理機能

見込み客管理システムの中核を担うのが「顧客管理機能」です。以下のような情報を一元的に記録できます。

 

• 会社名

• 担当者名

• 業種

• 所在地

• 商談の履歴やニーズ

• 現在の検討フェーズ

 

従来はExcelや個別ファイルに分散していた情報を一か所に集約することで、誰が見てもすぐに状況が把握できるようになります。

担当者が不在でも対応可能な状態を作ることで、機会損失や引き継ぎミスを防げるのが大きなメリットです。

メール配信機能

顧客ごとに最適なタイミングでフォローアップするには、メール配信の自動化が欠かせません。

メール配信機能を使えば、資料請求から1週間後に自動フォローを送る、過去の失注顧客にキャンペーン案内を届けるといった施策も容易です。

メール開封やクリック率などの反応も可視化できるため、より精度の高い営業活動へとつなげられるでしょう。

問い合わせ管理機能

見込み客からのWebフォームや電話・メールなどの問い合わせ対応も、システム上で一元管理できます。

問い合わせが複数部署にまたがるケースでは、対応履歴が共有されていないとトラブルの原因になりがちです。

管理機能があれば過去の対応状況を参照しながらスムーズに引き継ぐことができ、顧客満足度の向上にも寄与するでしょう。

分析・レポート機能

蓄積された見込み客情報や営業活動履歴は、分析を通じて経営判断にも活用できます。

例えば「今月のリード数」「商談化率」「案件別の受注確度」といったKPIをリアルタイムで可視化することで、ボトルネックや改善点を素早く特定できます。

定型レポートの自動生成や、グラフ・ダッシュボード機能が充実しているツールを選べば、経営層への報告も効率的に行えるでしょう。

外部サービス連携機能

最近の見込み客管理システムは、他の業務ツールとの連携性にも優れています。

例えば、名刺管理アプリ・Webフォーム・チャットツール・会計ソフトなどと連携することで、データの二重入力や手動更新の手間を削減できます。

フォームからの問い合わせを自動でリード登録し、Slackに通知する、といった業務フローも構築可能です。既存のツール環境に合わせて拡張できるかどうかも、選定時の重要なポイントになります。

ファイル共有・検索機能

営業活動のなかでは、提案資料・見積書・導入事例・マニュアルなど、さまざまなドキュメントを扱います。

見込み客管理システムには、これらのファイルを顧客情報と紐づけて共有・検索できる機能が備わっているものもあります。

誰がどの資料を使用したか、いつアップデートされたかが分かることで、情報の取り違えや古い資料の誤使用を防止できます。

また、クラウド型のシステムであれば、外出先やリモート環境からも安全にアクセスできるため、働き方の柔軟性も確保できます。

【失敗しない】見込み客管理システムの選び方

見込み客管理システムを導入するにあたっては、有名さや機能面のみで判断すると、実務と合っていなかったり、現場で定着しなかったりすればかえって非効率になります。

ここでは、見込み客管理システムの導入時にチェックしておくべき7つのポイントを紹介します。どれも実務に直結する観点ですので、比較・検討の際に役立ててください。

1.導入目的を明確にする（何を解決したいか）

まず最初に確認したいのは、「なぜこのシステムを導入するのか？」という目的です。

営業情報の属人化を防ぎたいのか、フォロー漏れをなくしたいのか、それとも分析や報告業務を効率化したいのかなど、目的があいまいなままでは、必要な機能や使い方も見えてきません。

社内で課題を洗い出し、何をどこまで改善したいのかを明文化しておくと、ツール選びに迷わなくなります。

2.自社に必要な機能を見極める

機能が多ければ多いほどよい、というわけではありません。自社の業務に合わない機能がついていても、使いこなせずかえって運用が複雑になるケースもあります。

リード管理とメール配信ができれば十分な企業もあれば、商談管理やプロジェクト進行まで一元化したい企業もあるでしょう。

現場の担当者や管理者にヒアリングし、実際に必要な機能を整理しておくことが大切です。

3.料金体系が自社の規模や予算に合っているか

クラウド型CRMは、1ユーザーあたり月額数千円からスタートできるものが多いですが、利用人数が増えると月数万円〜数十万円になることもあります。

初期費用やオプション機能によって想定より高額になるケースも珍しくありません。

「必要な人数分のライセンス費＋将来的な増加を見越したプラン設計」ができているかを確認し、自社の予算と照らし合わせましょう。適切な料金か確かめるために、相見積もりを取るのも有効です。

4.現場の担当者が直感的に使える操作性か

システムの操作が難しいと、現場で使われなくなります。

入力項目が多すぎたり、画面構成が複雑だったりすると、結局Excelや紙に戻ってしまうという実例も存在します。

初めて使う人でも、マニュアルなしで操作できるか。情報の検索や登録がスムーズか。無料トライアルやデモを通じて、実際の使い勝手を確認しておくのが理想です。

5.既存の外部ツールと連携できるか

営業活動では、名刺管理アプリ・チャットツール・Googleカレンダー・会計ソフトなど、さまざまなツールと併用しているケースが多いです。

見込み客管理システムがこれらと連携できれば、二重入力の手間が減り、業務が大幅に効率化されます。導入前に、現在社内で使っているツールとスムーズに連携できるかどうかを確認しておきましょう。

6.導入・運用時のサポート体制は充実しているか

システムは、導入しただけでは意味がありません。現場で継続的に使われ、成果が出るところまで支援してくれる体制があるかどうかが重要です。

以下のようなサポート体制があるか確認しましょう。

• 初期設定を一緒に進めてくれるか

• マニュアルやオンボーディング支援があるか

• 困ったときにすぐ相談できる窓口があるか

 

ITツールに不慣れな社員が多い企業では、サポートが手厚いツールを選ぶのがおすすめです。

7.セキュリティ対策は万全か

見込み客の情報には、企業名・担当者名・連絡先・商談履歴など、機密性の高いデータが多く含まれます。

情報漏洩が起きれば、信用の失墜だけでなく、取引停止や損害賠償といった深刻な問題に発展することもあります。

セキュリティ体制は必ず確認しておきましょう。以下の項目が主なチェックポイントです。

 

• 通信の暗号化（SSL対応）

• アクセス権限の設定

• IP制限

• プライバシーマーク

• ISO27001の取得状況

 

見込み客管理におすすめのシステム11選

見込み客（リード）を適切に管理し、商談や受注へとつなげていくには、自社の営業体制やリソースに合ったシステムの選定が重要です。

ここでは、見込み客管理におすすめのツールを11選ご紹介します。

1.Sales Cloud

 

Sales Cloudは、世界No.1のCRMプラットフォーム「Salesforce」が提供する営業支援ツールです。世界15万社以上の導入実績があり、業種や規模を問わず幅広い企業に選ばれています。

顧客管理、商談管理、売上予測など、営業活動に必要な機能がクラウド上で一元化されているのが特徴です。部門をまたいだ情報共有や、営業の進捗を可視化したい企業に向いています。営業チーム全体でリアルタイムに情報を確認できるため、報告・連携の手間を減らし、生産性を向上させることが可能です。

モバイルにも対応しており、外出先やリモートワーク中でもすぐに情報を確認・入力できます。必要に応じてMAツールや顧客サポート、会計ソフトなどと連携させることで、営業からマーケティング、顧客対応までを一気通貫でカバーできます。

「今どこでどの商談が進んでいるのか」「どのリードを優先すべきか」など、データに基づいた判断ができる体制を整えたい企業におすすめのツールです。

 

 

2.SalesMarker

 

SalesMarkerは、国内発の営業支援ツールとして注目されているサービスです。最大の特徴は、見込み客の「興味・関心」を可視化できるインテントデータを活用したアプローチにあります。

従来の「誰にいつ連絡すればいいのか分からない」という営業の課題を、見込み客の検索傾向や行動履歴から解消します。具体的には「いまこの分野に関心が高い企業」をシステムが特定し、最適なタイミングで連絡できるように提案してくれます。

また、顧客の関心に応じて自動でメール文面を生成したり、インテントコールやDMなど複数の手段でアプローチできたりと、営業の手間を最小限にしながら成果を高める仕組みが整っています。

「問い合わせを待つ営業」から「相手のニーズを先読みして動く営業」に変えていきたい企業にぴったりのサービスです。営業担当者の数が限られていても、狙いを定めたアプローチで成果を上げたいという企業に適しています。

 

サービス詳細を見る▶︎　　　　　サービス資料をダウンロード▶︎

 

3.e-セールスマネージャー

 

eセールスマネージャーは、ソフトブレーンが提供する国産のCRM/SFAツールです。「現場で使われること」を最重視した設計がされており、日本企業の営業スタイルにマッチする仕組みが整っています。

このツールの特徴は、営業日報を書くだけで、顧客情報や案件の進捗状況が自然と更新されていく点です。複雑な操作や二重入力の必要がなく、日々の活動をそのまま蓄積していくことで、データの活用が進みます。

スマートフォンやタブレットにも対応しており、訪問前に地図でルートを確認したり、名刺をOCRで読み取って自動登録したりと、現場での利便性も高いです。スケジュール・商談情報・タスクの管理が一画面でできるため、業務の見通しが立てやすくなります。

「せっかくシステムを入れても使われない」「データが蓄積されない」といった悩みを抱えている企業におすすめです。ITが得意でない社員が多い企業でも安心して導入できる、やさしさのあるツールといえるでしょう。

 

4.Sansan

 

Sansanは、名刺管理から始まり、現在は「営業DXを支えるデータベース」として進化を遂げているビジネスプラットフォームです。名刺だけでなく、メール署名やWeb商談情報からも顧客データを自動で取り込み、常に最新の企業情報を維持します。

さらに、Salesforceやeセールスマネージャーなど他のSFA/CRMと連携し、顧客情報を補完・強化する役割も果たします。営業が持つ接点情報と、企業としての商談履歴を一元管理できるため、営業戦略の立案やクロスセルの機会発掘にもつながります。

加えて、企業属性データや決裁者情報なども取得できるため、「誰に・いつ・どのようにアプローチすべきか」が明確になります。

 

5.Marketo Engage

 

Marketo Engageは、Adobeが提供する世界的なMAプラットフォームです。BtoB・BtoCを問わず、企業のマーケティング施策を自動化・可視化することに優れています。

セグメントに応じたメール配信やスコアリング、キャンペーンの自動化など、高度なナーチャリング機能を搭載。Salesforceなど主要なCRMとの連携もスムーズで、営業部門との情報共有も簡単です。

また、行動履歴・属性・ステージに応じたパーソナライズが可能なため、1to1マーケティングにも強く、顧客との信頼関係構築に貢献します。大企業や成長志向の強い中堅企業におすすめです。

 

6.SATORI

 

SATORIは、国産MAツールとして「匿名リードの獲得・育成」に特化したユニークなシステムです。問い合わせ前のWeb訪問者（匿名ユーザー）をトラッキングし、ホットリードを自動的に可視化・スコアリングできる点が大きな特長です。

自社サイトに計測タグを設置するだけで導入が完了し、匿名・実名問わずリードを一元管理可能。条件に応じたフォーム表示やポップアップ出し分け、メールマーケティングも自動化できます。

また、インターフェースが直感的で、マーケティングに不慣れなチームでも導入・活用しやすい構成になっています。少人数で運営するマーケティング部門にも最適です。

 

7.Marketing Cloud Account Engagement（旧 Pardot）

 

Pardotは、Salesforceが提供するBtoB特化型のマーケティングオートメーションツールです。見込み顧客を段階的に育成し、ホットリードを営業に連携する仕組みが整っています。

リードのスコアリング・グレーディング機能や、詳細なレポート・ROI分析機能が充実しており、「成果が見えるMA」としての評価が高いツールです。さらに、Salesforceとのネイティブ連携により、営業とのシームレスな情報共有が可能です。

また、ABM（アカウントベースドマーケティング）にも対応しており、狙った企業群への集中アプローチにも適しています。

 

8.BowNow

 

BowNowは、無料プランから始められる国産MAツールで、中小企業やMA初挑戦の企業に支持されています。導入時のハードルが低く、誰でも簡単に操作できるのが特長です。

リードの自動スコアリング、見込み客の行動履歴の可視化、ステップメール機能などを備えており、必要最低限のMA機能を網羅しています。さらに、営業部門との連携を前提とした設計になっており、商談化を後押しします。

 

9.GENIEE SFA/CRM

 

GENIEE SFA/CRMは、国産ツールとして必要な機能をシンプルに、低価格で提供している点が大きな魅力です。月額費用を抑えながら、見込み客管理、案件管理、売上予測などの基本的な営業支援機能を網羅しています。

インターフェースはシンプルで、操作マニュアルなしでも直感的に使える設計となっています。さらに入力作業の負担が少ないため、営業担当者が使い続けやすいツールとしても評価されています。

また、AIを活用した営業分析機能も搭載されており、限られたリソースでも成果を最大化しやすい仕組みが整っています。初期投資を抑えて本格的な営業管理を始めたい企業に最適です。

 

10.freee販売

 

freee販売は、会計ソフトで有名なfreeeが提供する販売管理・顧客管理ツールです。請求書や納品書の発行、入金管理、売上レポートの作成など、営業から経理までを一気通貫でカバーできる点が特長です。

クラウドサービスのため、初期費用は不要。請求・契約まわりの業務を自動化しながら、取引先情報や販売実績も一元管理できます。freee会計や人事労務と連携することで、バックオフィス全体の効率化も可能です。

中でも注目したいのが、月額1,000円台から始められる料金体系です。事業立ち上げ直後でも無理なく導入でき、経理と営業の連携もスムーズになります。

 

11.Mazrica Sales

 

Mazrica Salesは、使いやすさと高度な営業支援機能を両立させた国産のSFA/CRMツールです。導入企業の多くは中小・スタートアップであり、「まずは営業活動をデジタルで可視化したい」という企業にぴったりです。

案件ボードや営業レポート、アクション管理などの機能を、洗練されたUIで操作できます。営業管理画面は直感的で、誰でもすぐに使いこなせると好評です。

SlackやGoogleカレンダー、Zoomなど外部ツールとの連携も充実しており、ITリテラシーの高いスタートアップには親和性が高い仕様です。必要な機能だけを選べる柔軟な料金プランも用意されており、段階的な導入も可能です。

 

導入効果を最大化する3つのチェックポイント

見込み客管理システムを導入しても、正しく活用されなければ本来の効果を発揮できません。

ここではシステムの導入効果を最大限に引き出すために押さえておきたい3つのポイントをご紹介します

 

データを蓄積するだけで終わらせない

見込み客管理システムには、顧客情報・接触履歴・反応状況など、さまざまな情報が記録されていきます。

しかし、蓄積したデータが活用されなければ、意味がありません。情報を活用すれば、例えば、以下のような打ち手が行えます。

• 資料請求後に反応が止まっているリードは、一定期間後に再アプローチ

• 特定の業種に反応が偏っているなら、マーケティングの打ち手を変える

 

データは活用してこそ価値があり、蓄積した情報に営業やマーケの視点を重ねて、次の打ち手を常に検討できる体制が必要です。

見込み客の温度感に合わせた継続的なアプローチを設計する

見込み客は、顕在層ばかりではなく、潜在層である場合も存在します。

検討初期の段階で情報収集をしているだけのケースも多くあります。そうした「今すぐ顧客ではない層」に対しても、適切な頻度と内容で接点を維持していくことが大切です。

資料ダウンロード後1週間で事例紹介のメールを送ったり、3週間後に活用ガイドの案内を送ったりといったように、見込み客と接点を持つ仕組みを組み立てることで、関心が高まったタイミングで自然に商談化を目指せます。

自社にとっての優良な見込み客の定義を明確にする

見込み客のなかでも、成約につながりやすい「質の高いリード」はどのような特徴を持っているのかをチェックしましょう。

例えば、「IT予算を年間300万円以上確保している企業」「直近3か月以内に類似サービスを比較検討していた顧客」など、過去の受注実績から傾向を洗い出し、自社にとっての質の高いリードの条件を定義しておくと、営業の優先度判断にも活かせます。

この定義を営業チーム内で共有しておくことで、温度感の高い見込み客にしっかりと注力でき、成果につながる活動が行いやすくなります。

本記事のまとめ

見込み客管理システムを導入する際は、自社の営業課題や体制に合った仕組みとして活用できるかがポイントです。

この記事では、見込み客管理の重要性やシステムの主な機能、選び方の観点をご紹介しました。大切なのは、データを貯めるだけで満足せず、商談・受注につながる営業プロセスを構築できるかという視点です。

さらに、タイミングを逃さずアプローチする仕組みとして、「Sales Marker」のようなインテントセールス型の支援サービスを活用するのも効果的です。

見込み客の関心が高まった瞬間を逃さず捉えることができれば、営業効率だけでなく、成果そのものを引き上げる有力な手段となるでしょう。

サービス詳細を見る▶︎　　　　　サービス資料をダウンロード▶︎