2024.09.04
エクセルをSFAとして活用する方法。テンプレート付
この記事は約 7 分で読めます。
営業活動における「顧客情報」や「案件情報」など様々な情報をエクセルで管理している企業も多いのではないでしょうか？
エクセルは誰でも無料で使用でき、使い方によって営業業務を大きく効率化することができます。そこでおすすめなのが、エクセルをSFAとして活用することです。
本記事では、エクセルSFAとして活用できるのか？テンプレート付きで解説します。
SFAとは
SFAとは、営業活動における行動管理や顧客管理、商談管理などを効率化する営業支援システムを指します。また、営業活動全般における情報の可視化・共有を目的としたシステムとも言えます。
SFAは情報の集約だけでなく、情報をもとにした「分析」「予測」なども可能です。 つまり、SFAによって営業業務の効率化を実現できます。
営業現場では「営業情報の共有に時間がかかる」「営業活動の属人化が起こっている」といった問題が発生している企業も少なくありません。
SFAはこういった問題を解決するための方法・ツールとして、活用されています。
エクセルをSFAとして活用できる？
結論、エクセルをSFAとして活用することは可能です。 ここではエクセルをSFAとして活用するメリットとデメリットを解説します。
エクセルをSFAとして活用するメリット
エクセルをSFAとして活用するメリットは以下の3点です。
- 無料で営業管理ができる
- 自由なフォーマット
- 比較的だれでも扱える
無料で営業管理ができる
エクセルは誰でも無料で使用することができるため、コストを気にする必要はありません。
営業支援ツールを導入すれば、毎月一定の金額が発生します。企業内で使用する人数が多ければ多いほど、費用が高くなります。
また、営業支援ツールは自社には必要のない機能も備わっていたり、使い方が難しく使いこなせず導入したものの費用対効果が悪いケースもあるでしょう。エクセルも全ての機能を使用できるわけではありませんが、SFAとして活用するためには十分な機能が備わっています。
自由なフォーマット
エクセルは自社に適したフォーマットにカスタマイズすることが可能です。そのため「使いづらい」「自社に必要な項目がない」といった問題も少ないでしょう。
営業支援ツールはフォーマットがカスタマイズできず、企業によっては使いづらさを感じストレスとなることも。
エクセルを使用していくうちに自社独自のフォーマットが作成できれば、SFAに劣らないフォーマットを作ることも競合他社との差別化を図ることも可能です。
比較的だれでも扱える
エクセルは多くの企業で導入されているツールであり、基本的な操作ができれば誰でも使用することは可能です。
新入社員や人事異動の社員にも1から教えるリソースも必要ありません。営業支援ツールであれば、組織全体での浸透に時間がかかり、本来の業務に支障をきたすことも。
エクセルであれば万が一使用できない場合でも、Web上に操作方法は数多くあるためすぐに習得することもできるでしょう。
エクセルをSFAとして活用するデメリット
次にエクセルをSFAとして活用するデメリット以下3点を紹介します。
- 更新に手間がかかる
- ツールとの連携ができない
- 自分で分析しないといけない
更新に手間がかかる
SFAは情報の更新も自動で行ってくれますが、エクセルの情報入力・更新は基本的に手動で行います。そのため、情報が多くなればなるほど時間と工数がかかります。
また、営業における情報管理は常に最新の情報を保っておく必要があります。なぜなら、顧客情報が誤っていると適切なアプローチが行えないからです。
企業の移転情報や担当者の異動情報などを常に確認し、都度更新を行うとかなりのリソースがかかるうえに営業業務に支障がでることも考えれらます。
ツールとの連携ができない
SFAは「MAツール」や「CRMツール」との連携ができますが、エクセルは他ツールとの連携ができません。
エクセルで蓄積したデータを他ツールと連携し、分析を行いたい場合もあるでしょう。その際には保管しているデータを手動で入力する必要があります。
また、入力する情報が多ければ「二重に入力してしまう」「誤った情報を入力する」などヒューマンエラーを起こすデメリットも挙げられます、
自分で分析しないといけない
SFAであれば蓄積した情報をもとに分析・グラフ化まで行いますが、エクセルは蓄積した情報を自動で分析する機能は備わっていません。
例えば、これまでに受注できた企業の統計をグラフ化したい場合は「関数を組んで自身でグラフ化」といった手間が発生します。
複雑な分析になればなるほど、かなりの工数が発生するうえに高度なスキルが必要になります。 分析に時間をかけすぎると、営業活動にも支障をきたし効率的な営業活動はできないでしょう。
エクセルをSFAとして活用できる項目（テンプレート付）
ここからはエクセルをSFAとして活用できる項目以下3点をテンプレート付きで解説します。
- ターゲット管理
- 顧客管理
- 案件管理
また、それぞれの項目ごとに最適なツールも紹介しています。
ターゲット管理
ターゲット管理とは、営業をかける見込み顧客をリストアップして、アプローチの回数やターゲットリストなどの分析を行う営業管理方法です。
ターゲット管理において効率的に営業先を管理するには項目・入力が重要です。 なぜなら、ターゲットリストの情報をもとに営業活動をより効率化するための戦略を立てることが可能になるからです。
また、下記のテンプレートをそのまま使用するのではなく、自社に必要な情報・項目を足していきましょう。
テンプレートのダウンロードは下記記事からできますので、ぜひご覧ください。
そして、確度の高い営業活動を行うには、見込み顧客をリストアップする際に自社の商品に対して、より興味関心の高い顧客だけをリストアップする必要があります。
しかし「そんなこと営業をかけてみないとわからないのでは？」と思う方もいるでしょう。
そこでおすすめするのが「SalesMarker」です。
SalesMarkerは自社の商品やサービスに関連するキーワードをWeb上に設定し、設定したキーワードを検索している企業をリアルタイムで知ることができます。
そのため、ニーズの高い見込み顧客だけに絞りリストアップすることが可能です。 また、ニーズが発生している瞬間にアプローチできるため確度の高い営業活動を実現できます。
顧客管理
顧客管理とは、自社が所有している顧客情報を集約・管理することです。
顧客管理の目的は、ただ顧客情報を集約・管理するだけでなく、その後の営業活動をより効率化するための分析としても使用するため、重要な業務です。
そこでおすすめするのが「Microsoft Office 顧客管理表」です。
引用：Microsoft Office 顧客管理表
Microsoft Office 顧客管理表はシンプルなデザインであり、初心者の方にも使いやすいようにイラストで使用方法が記載されています。
Microsoft Office 顧客管理表のダウンロードはこちら。
ただし、Microsoft Office 顧客管理表は手動で入力のため、顧客管理をさらに効率化したい方は「Mazrica Sales」がおすすめです。
引用：Mazrica Sales
Mazrica Salesは営業活動に必要な顧客、案件、行動、名刺などのすべての情報を一元管理できるツールです。
また、手動で顧客管理する際に最も手間がかかる蓄積したデータの分析もMazrica Salesであれば、即時に分析ができ結果をグラフで表示してくれます。
営業支援ツールにありがちな組織全体への浸透に時間がかかる問題も、操作性もシンプルでカード形式など使いやすい・見やすい工夫がされています。
案件管理
案件管理とは、取引先の情報・進捗状況などの情報を可視化するために行う管理です。 案件ごとに情報が可視化されることで状況に応じた適切なアプローチや分析に基づいた営業活動が可能です。
案件管理シートは自社にとって使いやすく、案件進捗などをすぐに確認できる見やすいものを選びましょう。
そこでおすすめするのが「HubSpot」が提供している営業進捗管理テンプレートです。
引用：HubSpot
HubSpotの営業進捗管理テンプレートは、
- 営業の進捗状況とタスクを一元管理
- 案件、顧客ごとの進捗、受注金額を把握できる
など無料でありながら、案件管理に必要な機能が備わっています。
HubSpotの営業進捗管理テンプレートのダウンロードはこちら。
また、HubSpotは営業進捗管理テンプレートだけでなく、営業支援ツールも提供しています。
引用：HubSpot
HubSpotの営業支援ツールはマーケティングに関わる業務を完結することができます。そのため、商談・取引の管理、成約後のカスタマーサポートなど案件管理においても幅広く対応可能です。営業進捗管理テンプレートに組み合わせることで、より効率よく分析・管理ができるでしょう。
エクセルとSFA結局どっちがいい？
ここまでをご覧になり「結局エクセルとSFAどちらがいいの？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか？
まずはそれぞれのメリット・デメリットについて下記表をご覧ください。
「営業管理をすぐ売上に直結させたい」「営業管理にコストをかけたくない」といった場合は、「エクセル」がおすすめです。エクセルは誰でもすぐに使用できるため、営業活動にすぐに活かすことができます。
一方で「会社の予算に余裕がある」「営業情報の管理によって売上を大きく向上させたい」のであれば「SFA」を選びましょう。
ただし、初めはエクセルを使用していても営業情報の管理が膨大になれば動作が遅くなったり、管理に工数がかかるなど、問題に直面するかもしれません。いずれ、SFAを使用するかもしれないと考えるのであれば早い段階でSFAを利用しましょう。
まとめ
本記事では、エクセルをSFAとして活用するメリット・デメリット、テンプレートなどを紹介しました。
エクセルはSFAのように使用することは可能であり、SFAと比較してコストがかからず比較的簡単に扱えるためすぐに使用することもできます。
ぜひ、本記事を参考にエクセルをSFAのように使用してみてはいかがでしょうか。
