商談の内容を正確に記録するには、使いやすいフォーマットが欠かせません。しかし「どんな項目を入れればいいのか」「毎回ゼロから作るのは時間がかかる」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

この記事では、商談議事録のフォーマットに入れるべき項目から、実際の作り方、わかりやすく書くコツまでを詳しく解説します。

効率よく作成できるツールも紹介しますので、すぐに実践できる内容です。

商談議事録のフォーマットに入れるべき項目

商談議事録を作るときは、必要な情報を漏れなく記録できる項目を設定することが大切です。フォーマットに含めるべき基本の項目を3つに分けて解説します。

これらの項目をあらかじめフォーマット化しておくことで、商談後にスムーズに記録を残せます。

日時や参加者などの基本情報

まずは商談の基本情報を記録する項目を設けます。具体的には、商談の日時、場所（対面かオンラインか）、参加者の名前と所属、役職などです。

参加者の役職まで記録しておくと、誰がどんな立場で発言したのかが後から見てもわかりやすくなります。決定権を持つ人の意見なのか、現場担当者の意見なのかで、その後の対応も変わってくるからです。

また、自社側の参加者も忘れずに記載してください。チームで情報を共有するときに、誰が同席していたのかを把握できると、詳細を確認しやすくなります。

話し合った内容と決まったこと

商談で話し合った議題と、そこで決まった内容を記録する項目は必須です。議題には、今回の商談の目的や、話し合うべきテーマを書きます。

決定事項には、双方が合意した具体的な内容を記載します。たとえば、契約条件、価格、納期、サービス内容などです。曖昧な表現は避けて、できるだけ数字や期日を明確に書くことがポイントです。

また、商談中に出た相手の要望や質問、懸念点なども記録しておくと、次回の提案に活かせます。表面的な会話だけでなく、相手が関心を持ったポイントや、逆に不安を感じていた点もメモしておくことが大切です。

保留になった内容と次回の予定

すべての議題がその場で決まるとは限りません。保留になった事項や、今後検討が必要な内容を記録する項目も用意します。

保留事項には、なぜ保留になったのか、誰が何を確認するのか、いつまでに回答するのかも書いておくと、次のアクションが明確になります。

さらに、次回の商談日時や、それまでに準備すべき資料、宿題なども記載します。この項目があることで、商談後にやるべきことがはっきりして、準備を忘れる心配もなくなります。

商談議事録のフォーマットの作り方

自社に合った使いやすいフォーマットを作ることで、議事録作成の時間を大幅に短縮できます。
ここでは、フォーマットを作るときに押さえておきたいポイントと、実際に使えるテンプレート例を紹介します。

わかりやすいフォーマットを作る3つのポイント

フォーマットを作るときは、まず「誰が見てもわかる」ことが大前提です。項目名は専門用語を避けて、シンプルな言葉にすることが大切です。

次に、情報の並び順を工夫します。基本情報を最初に配置して、議題、決定事項、保留事項、次回予定という流れにすると、時系列で把握しやすくなります。

最後に、各項目に十分な記入スペースを確保できるよう作成します。窮屈なフォーマットだと書きにくく、後から見返すときも読みづらくなります。適度な余白を持たせることで、追記や修正もしやすくなります。

また、チーム内で使う場合は、誰が作成しても同じ品質になるように、記入例や注意点も添えておくと良いでしょう。

すぐに使えるテンプレート例

実際のテンプレート例を紹介します。まず、最上部に「商談議事録」というタイトルを配置し、その下に作成日、商談日、商談名を記載する欄を設けます。

次に参加者の欄を作り、顧客側と自社側に分けて、氏名・所属・役職を書けるようにします。参加者が多い場合は、表形式にすると見やすくなります。

本文では、「議題」「決定事項」「議論内容」「保留・検討事項」「次回商談予定」の順に項目を並べます。各項目の下には箇条書きで記入できるスペースを設けます。

最後に、特記事項や備考欄を用意しておくと、フォーマットに当てはまらない情報も記録できて便利です。このテンプレートをExcelやWordで作成しておけば、毎回コピーして使えます。

会社全体でフォーマットを統一するメリット

フォーマットを会社全体で統一すると、複数の商談議事録を比較しやすくなります。項目の位置が同じなので、必要な情報をすぐに見つけられるからです。

また、担当者が変わっても、過去の商談内容をスムーズに引き継げます。新しい担当者がゼロから状況を理解するのは大変ですが、統一されたフォーマットがあれば、どこに何が書いてあるかすぐにわかります。

さらに、チーム内でノウハウを共有しやすくなるのもメリットです。成功した商談の議事録を見れば、どんな流れで話を進めたのか、どんな提案が効果的だったのかを学べます。

見やすい商談議事録の書き方

フォーマットを用意したら、次は実際に書く内容を工夫することも重要です。ちょっとした書き方のコツを押さえるだけで、読みやすさが大きく変わります。

5W1Hを意識して書く

議事録を書くときは、5W1H（いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように）を意識すると、情報が整理されてわかりやすくなります。

特に決定事項を書くときは、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確にします。たとえば「来週までに見積もりを送る」ではなく、「○○株式会社の田中様に、1月15日までに見積書を送付する（担当：山田）」と書くと、責任の所在がはっきりします。

議論内容を記録するときも、「なぜその話題が出たのか」「どんな理由で合意に至ったのか」まで書いておくと、後から見返したときに状況を思い出しやすくなります。

数字や固有名詞は正確に記載することも大切です。金額や日付、製品名などを間違えると、後でトラブルになる可能性があるため、商談中にしっかりメモを取ることが大切です。

大切な内容を見逃さない方法

商談中はたくさんの情報が飛び交うため、すべてを覚えておくのは困難です。そこで、商談を録音または録画しておくことをおすすめします。

対面での商談なら、事前に相手の許可を得てICレコーダーを使用すると便利です。オンライン商談の場合は、ZoomやGoogle Meetなどの録画機能を活用できます。

録音しておけば、後から正確に内容を確認できるため、議事録の精度が上がります。また、相手の発言のトーンや表情（録画の場合）からも、本音や関心度を読み取れます。

メモを取るときは、キーワードだけを素早く書き留める方法も有効です。文章で書こうとすると追いつかないので、単語や記号で記録して、後から文章にまとめると内容を正確に把握できます。

読みやすい文章にする工夫

議事録は、後から誰が見てもわかる文章にすることが大切です。長い文章は読みにくく内容も理解しづらくなるため、一文を短くして読みやすくします

箇条書きを積極的に使うのも効果的です。決定事項や次回のアクションなどは、箇条書きにすると一目で把握できます。

また、専門用語や略語は、初めて読む人でもわかるように、必要に応じて補足説明を加えます。社内では当たり前の言葉でも、他部署の人や新入社員には伝わらないこともあります。

漢字が続くと読みにくいので、ひらがなとのバランスも意識します。たとえば「御社」ではなく「貴社」、「致します」ではなく「します」など、堅苦しくなりすぎない表現を選ぶと、読みやすくなります。

商談議事録を効率よく作る方法

議事録作成に時間がかかりすぎると、他の業務に影響が出てしまいます。ここでは、作業時間を短縮できる効率化の方法を紹介します。

AIツールで自動作成する

最近では、AIを活用した議事録作成ツールが充実してきました。これらのツールは、商談の音声や録画データを読み込むと、自動で文字起こしをして、議事録の下書きを作成してくれます。

文字起こしだけでなく、話の内容を要約したり、決定事項を自動で抽出したりする機能もあります。これにより、議事録作成にかかる時間を半分以下に減らせるケースも少なくありません。

ツールを選ぶときは、セキュリティ面のチェックが重要です。商談内容には機密情報が含まれることも多いため、データの取り扱いが適切なツールを選ぶことが大切です。

また、自社で使っているCRMやSFAと連携できるツールを選ぶと、議事録のデータをそのまま営業管理システムに取り込めて、さらに効率が上がります。

録音や録画を活用する

AIツールを使わない場合でも、録音や録画を活用することで、議事録作成の精度とスピードが向上します。

商談後すぐに、録音を聞きながら議事録を作成すると、記憶も新しいため、スムーズに作業を進められます。聞き逃した部分や曖昧な表現も、録音を確認すれば正確に記録できます。

録音する際は、静かな環境で行うことと、マイクの位置に気をつけることがポイントです。音質が悪いと、後から聞き取りにくくなってしまいます。

商談直後にざっくりとした骨子だけメモしておき、詳細は録音を聞きながら後で埋める、という二段階の方法も効率的です。

チーム全体で共有しやすくする仕組み

作成した議事録は、チーム内で素早く共有できる仕組みを作ります。GoogleドキュメントやNotionなどのクラウドツールを使えば、リアルタイムで複数人が同じ議事録を閲覧・編集できます。

議事録を共有するタイミングも大切です。商談後24時間以内に共有するのが理想的とされています。時間が経つほど記憶が曖昧になり、正確な記録が難しくなるからです。

また、顧客にも議事録を共有すると、お互いの認識のズレを防げます。商談のお礼メールに議事録を添付すれば、相手も内容を確認できて、誤解があればすぐに修正できます。

共有フォルダを作って、顧客別や案件別に議事録を整理しておくと、後から見返すときも便利です。ファイル名には日付と商談相手を入れると、検索しやすくなります。

商談議事録を活用して営業の成果を上げるコツ

議事録は作って終わりではありません。活用方法を工夫することで、営業の成果を大きく向上させられます。

過去の商談を振り返って改善点を見つける

成約に至らなかった商談の議事録を見返すことで、どこに課題があったのかを分析できます。たとえば、価格の話題が出たタイミングで相手の反応が変わったなら、提示方法や説明の仕方を改善する必要があるかもしれません。

逆に、成功した商談の議事録からは、効果的だった提案内容や、相手の心を動かしたポイントを学べます。どんな流れで話を進めたのか、どんな質問をしたのかを分析することで、営業の成果を確認できます。

定期的に議事録を振り返る時間を作ることで、自分の営業スタイルを客観的に見直せます。改善を繰り返すことで、成約率は確実に上がっていきます。

さらに組織全体で成約率を高めるには、データに基づいた分析が効果的です。Sales Markerなら、商談の録画と分析を通じて、成約につながるトークパターンや提案のタイミングを可視化できます。トップセールスのノウハウをチーム全体に展開し、再現性のある営業活動を実現する方法について、詳しくはこちらをご覧ください。

チームでノウハウを共有する

優れた営業担当者の議事録を、チーム全体で共有することで、全員のスキルアップにつながります。成功事例だけでなく、失敗事例も共有すると、同じミスを防げます。

定例会議などで、印象的だった商談の議事録を取り上げて、ディスカッションするのも効果的です。「このときどう対応すべきだったか」「別のアプローチ方法はないか」と話し合うことで、チーム全体の営業力が底上げされます。

新人教育にも議事録は役立ちます。先輩の商談議事録を読むことで、実際の商談の流れや、顧客対応の方法を具体的に学べるからです。

次の商談の準備に役立てる

前回の商談議事録を見返してから次の商談に臨むと、話の続きがスムーズに進められます。前回の保留事項に対する回答を準備したり、相手が関心を持っていたポイントをさらに深掘りする資料を用意したりできます。

また、相手の発言や質問の傾向を把握しておくことで、次回の提案内容を相手に合わせてカスタマイズできます。相手のニーズに合った提案ができれば、成約の可能性は高まります。

商談前の準備時間を短縮できるのもメリットです。議事録があれば、ゼロから情報を思い出す必要がなく、すぐに準備に取りかかれます。

まとめ：商談議事録 フォーマット

商談議事録のフォーマットは、日時や参加者などの基本情報、話し合った内容と決まったこと、保留事項と次回予定の3つの要素を含めることが基本です。

フォーマットを統一することで、作成時間の短縮や、チーム内での情報共有がスムーズになります。5W1Hを意識して書くこと、録音や録画を活用すること、AIツールで効率化することも効果的です。

作成した議事録は、過去の振り返りや次回の商談準備に活用することが大切です。チーム全体でノウハウを共有すれば、営業の成果を大きく向上させられます。

まずは使いやすいフォーマットを作成して、継続的に議事録を残す習慣をつけることから始めてみてください。

また、成約率を組織全体で向上させるには、商談データの分析が重要です。Sales Markerでは、どのタイミングで価格を提示すると効果的か、顧客の懸念にどう対応すべきかなど、成約につながる具体的な行動パターンを特定できます。データに基づいた営業組織づくりについては、こちらで詳しく解説しています。