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営業において目標や数値を達成するためには効率的な営業活動が重要になります。
そのために欠かせないのが、営業管理です。
営業管理は多くの企業がエクセルを活用しており、自社で活用しようと考えても「テンプレートの作り方がわからない」「効果的な活用方法は？」と悩んでしまう方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、エクセルのテンプレートを用いて効果的な使い方を詳しく解説していきます。
営業管理とは？
営業管理とは、営業効率を上げるために営業活動における行動や目標に対する進捗・商談履歴など記録していくことです。
営業管理は会議資料や報告書の作成など売上に直結しない業務ではなく、売上目標に対するリソースや行動の最適化が目的です。
営業管理は営業活動における行動や数値などを可視化できるため、営業目標達成のために効率的な営業を行う事ができます。
エクセルで行える3つの営業管理【テンプレート】
インターネット上で提供されているエクセルテンプレートを使用することで、営業管理テンプレートを自身で作成する手間が省け、すぐに活用することができます。
ここからは以下3つの用途に使用できるテンプレートを活用方法を交えながら解説します。
- ターゲット管理
- 顧客管理（Microsoft Office 顧客管理表）
- 案件管理（HubSpot 営業進捗管理テンプレート）
ターゲット管理
ターゲット管理とは、営業をかける企業をリストアップして、アプローチの回数やターゲットリストの分析を行う営業管理方法です。
弊社記事の「【DL可】営業リストのテンプレート。項目と使い方まで解説」を用いて解説していきます。
例えば「どの業種に絞れば営業効率がいいのか」を確認したい時に、「アポイント可否」でフィルタリングをかけ絞り込みを行います。
すると、アポイント獲得が多いのは「コンサル業界」が多いことがわかります。
そのため、ターゲットをコンサル業界中心に再度リスト作成を行って営業活動を行うと効率がいいという事がわかります。
ターゲット管理はリスト作成を何度も繰り返すことで、ターゲットが明確になり効率の良い営業活動を行うことができます。
顧客管理（Microsoft Office 顧客管理表）
引用：Microsoft Office 顧客管理表
顧客管理とは、自社の所有している顧客の情報を管理することを指します。 単にデータを管理しておくだけでなく、1回接点を持った企業や受注できた企業の分析を行うために使用します。
従来の顧客管理は会社名・名前・電話番号だけが一般的でしたが、営業活動への効率化を求めるために商談履歴や購買履歴などデータも管理することで、ニーズを汲み取りより効果的な営業活動を行う事ができます。
Microsoftが提供している顧客管理表はダウンロードページに入力・運用方法がイラストでわかりやすく記載されており、各項目ごとに何を記載すればいいのかがわかるためすぐに活用することが可能です。
Microsoft Officeテンプレートのダウンロードはこちら。
案件管理（HubSpot 営業進捗管理テンプレート）
引用：HubSpot
案件管理は案件ごとの受注金額や商談進捗が可視化されることで見込み顧客に合わせて適切なアプローチや分析に基づいた営業活動が可能となります。
案件管理は情報がより明確で具体的であれば、精度の高い分析が可能になり効果的な営業活動が期待できます。 HubSpotが提供している営業進捗管理テンプレートは数値が簡単に可視化できるマニュアルも充実しており、過去の案件も簡単に参照する事が可能です。
HubSpotテンプレートのダウンロードはこちら。
エクセルで営業管理を行うメリット
エクセルで営業管理を行うメリットは以下3点になります。
- 無料で営業管理ができる
- 自由なフォーマット
- 比較的だれでも扱える
無料で営業管理ができる
ほとんどの企業でエクセルが導入されており、無料で営業管理が可能です。
案件管理のためにツールを使用すると金額がかかるうえに1ユーザーごとに金額が発生するため、営業管理を行う社員が多くなればなるほどコストがかかります。
お金を支払っているにもかかわらず、費用対効果が悪ければ売上にも影響します。無料テンプレートは使える機能に限りがあるものもありますが、無料でも十分に利用することができるのは大きなメリットと言えるでしょう。
自由なフォーマット
エクセルで営業管理をするメリットとして、自社に合わせて自由にカスタマイズできる点が挙げられます。
初めからある程度の機能は備わっていますが、自社に合わせて項目の追加などフォーマットをカスタマイズする事が可能です。
独自のフォーマットを作ることで、営業活動を効果的に行えるだけでなく競合他社との差別化を図ることもできます。
比較的だれでも扱える
エクセルは多くの企業で使用されているツールであり、基本的な操作を行えれば誰でも利用する事が可能です。
SFAツールなどを導入すると、組織全体の浸透にも時間がかかるうえに操作方法が難しく慣れるまでに時間がかかるため、本来の業務に集中できず効率を落としてしまうこともあります。
エクセルで案件管理を行えば、社員にかかる負担も少なく営業活動への効果が出る時間も短縮できます。
エクセルで営業管理を行うデメリット
エクセルで営業管理を行うとメリットがある反面、デメリットも存在します。 紹介するデメリットは以下3点になります。
- 更新に手間がかかる
- ツールとの連携ができない
- 自分で分析しないといけない
更新に手間がかかる
エクセルで営業管理を行う際の入力は基本的に手動でします。しかし、顧客や情報が多くなればなるほど更新に手間がかかるデメリットがあります。
また、営業管理における最も重要な顧客管理は常に最新の情報を保つ必要があります。
会社名の変更や倒産情報など随時更新しなければ適切なアプローチをする事ができず、顧客が多くなればなるほどリソースが増えるため、本来の業務に集中できず売上の悪化を招く可能性もあります。
ツールとの連携ができない
エクセルは更新をかけるとその内容を他のツールに自動的に同期・更新する機能が備わっていません。
そのため、すでに他のツールにデータが蓄積されていたりすると、エクセルにデータを反映するには手動で入力を行わなければなりません。
他ツールとの連携が難しいため、社員のストレスへとつながりパフォーマンスの低下を招く恐れもあります。
自分で分析しないといけない
エクセルで営業管理を行う際には、自身で分析を行う必要があります。
例えば、受注率を業界ごとにグラフにしたい時には、「関数を組んで計算をして別のタブに移しグラフ化する」という一連の流れはかなりの手間になるうえに、スキルがないと、なにを分析したらいいのかから精査する必要があり、分析を行う時間もかなりかかります。
分析に時間をかけて本来の業務に集中できないのは、大きなデメリットと言えるでしょう。
自動で分析してくれる営業ツール
上記で説明した「デメリット」を解決する手法として、営業ツールを使用することが挙げられます。 営業ツールであれば、分析にリソースを取られることもありません。ここで以下2点に対応しているツールを紹介します。
- ターゲット分析をしてくれる営業ツール
- 顧客・案件分析をしてくれる営業ツール
ターゲット分析をしてくれる営業ツール
エクセルで営業管理を行うと、新しい企業にアウトバウンド営業をかける際に「売れる」ターゲットを分析して、アプローチをしなければいけません。
しかし、そもそも自社のサービスや商品に興味を持っている企業を探すことはとてもハードルが高いと言えます。
そこでおすすめするツールが「Sales Marker」です。
Sales Markerはインテントセールスを提唱している企業で、自社の商品やサービスに関心・興味が高い顧客を、Webの検索行動から把握することができアプローチを行う事ができます。
また、Sales Markerの機能である「セールスシグナル」であれば、ニーズが発生しているタイミングもリアルタイムでわかるため、アプローチするべき最適なタイミングで営業をかける事ができます。
これまでの営業は顧客をリスト化して、自社の商品やサービスに興味があるかわからない状態で手当たり次第営業をかけていく方法が主流でした。 しかし、かなりのリソースや人員が必要になるだけでなく、成果が安定しないこともあります。
こうした悩みをSales Markerを使用することで営業活動を効率化できるうえに、受注率も高くなることが期待できます。
顧客・案件分析をしてくれる営業ツール
顧客・案件分析をしてくれる営業ツールとして最適なのが「Mazrica Sales」です。
引用：Mazrica Sales
前述した通り、エクセルで顧客・案件の分析を行う際は関数の入力やグラフによる設定を行う必要があります。
Mazrica Salesでは、こうした顧客・案件の分析を自動で行うだけでなく、グラフ化までを行ってくれるため、欲しい情報をすぐに確認する事ができます。
グラフ化することにより顧客の属性の分析をする事が可能になり、今後の営業活動を効率化することが可能になります。
例えば「自社の商品は20代に人気なので20代を中心に営業に力を入れていこう」と考える事ができます。
案件の管理においても営業マンが多くなればなるほど「だれが」「どの案件を担当している」と把握するのはエクセルでは手間になります。
しかし、Mazrica Salesでは案件に関する情報を自動的に共有する事ができ、案件の引き継ぎや顧客のサポートもスムーズに行う事ができます。
まとめ
本記事では、営業管理をエクセルで行う方法・テンプレート・メリットについて解説しました。
Web上で提供されているテンプレートは無料で使用できるものも多く、自社に適したシートへのカスタマイズが可能です。 一方で、共同編集できない点や顧客が多くなれば管理に手間がかかる側面があることを認識しておきましょう。
スムーズに営業管理を行いたいという場合は、営業ツールの使用も検討してみてください。
