リマインドメールは、予定や期限を忘れないようにするための重要なツールです。ビジネスシーンでは、会議や支払いのリマインドが特に重要です。

 

本記事では、効果的なリマインドメールの書き方と送信タイミングを解説します。また、リマインドメールのメリットや注意点についても触れ、社外向けリマインドメールを書く際のポイントも紹介します。具体的な例文を交えながら、リマインドメールを使ったコミュニケーションを円滑に進める方法を学びましょう。

リマインドメールとは？

リマインドメールとは、予定や期限を忘れないようにするために送るメールです。例えば、約束の日時や支払いの期限が近づいたときに、そのことを思い出させるために送ります。

 

「リマインド（remind）」とは、日本語で「思い出させる」「思い起こさせる」という意味の英単語です。このメールは、忙しい毎日の中で大切なことを忘れないようにするのに役立ちます。リマインドメールを送ることで、重要な予定を守ることができたり、支払いを忘れずに済ませることができます。

 

リマインドメールの効果をさらに高めるためには、営業メールの書き方も重要です。新規開拓の営業メールを効果的に書くことで、返信率を上げることが可能です。過去記事では、新規開拓の営業メールの始め方や返信率を上げるコツについて、具体的な例文を交えて解説しています。ぜひご覧ください。

リマインドと催促・アラートの違いとは？

 

リマインドと混同されやすい言葉に「催促」と「アラート」があります。これらはすべて相手に何かを思い出させるという点で共通していますが、それぞれの意味や使い方には微妙な違いがあります。

リマインド

リマインド（remind）は、相手に自主的に思い出してもらうために再通知を行うことを指します。例えば、会議の予定や支払い期限を前もって知らせることで、相手が忘れないようにするためのものです。

 

リマインドは、優しいトーンで情報を再確認させることを目的としており、相手にプレッシャーを与えることなく、自然に行動を促す効果があります。

催促

催促（request）は、相手に約束や取り決めを早急に実行するよう強く促すことを意味します。リマインドよりも強い意味合いを持ち、緊急性が高い状況で使用されることが多いです。

 

例えば、未払いの請求書に対する「支払いの催促」は、期日を過ぎた支払いを迅速に行うよう強く求めるものです。催促は、相手に明確な行動を取ることを要求し、一定の圧力をかけることがあります。

アラート

アラート（alert）は、警告や注意喚起を意味し、非常に緊急性が高い場合に使用されます。リマインドや催促よりも強いニュアンスを持ち、危険や重要な情報を即座に伝えるためのものです。

 

例えば、システムのエラーやセキュリティの問題が発生した際に送られるアラートは、迅速な対応を求めるために使われます。アラートは、即時の行動を必要とする場合に使用されるため、その重要度と緊急性が際立ちます。

 

リマインドは、相手に自主的に思い出してもらうための優しい通知であり、催促は行動を強く促す強い要請、アラートは緊急性の高い警告です。これらを適切に使い分けることで、コミュニケーションの効果を最大限に高めることができます。

リマインドメールのメリット

リマインドメールは、単に顧客に予定を思い出させるだけでなく、ビジネスにおける多くのメリットをもたらします。営業マンにとって、リマインドメールを効果的に活用することで、売上アップ、顧客との信頼関係の強化、そして時間の有効活用が可能になります。

1.売上アップにつながる

リマインドメールで支払い期限や再注文を知らせることで、顧客が忘れずにアクションを起こします。これにより、売上のチャンスを逃さず、収益を増やすことができます。

2.信頼関係を強化できる

顧客に対して丁寧にリマインドメールを送ることで、あなたの気配りやプロフェッショナルな姿勢を示すことができます。これにより、顧客の信頼を得て、長期的な関係を築くことができます。

3.時間を有効に使える

リマインドメールを使うことで、顧客が自ら行動するよう促せます。これにより、フォローアップの電話や訪問に費やす時間を減らし、他の重要な営業活動に集中することができます。

リマインドメールの基本構造

 

効果的なリマインドメールを作成するには、その基本構造を理解することが重要です。ここでは、リマインドメールの主要な要素とその作成方法を解説しますので順番に確認していきましょう。

1.件名

件名はリマインドメールの最初の印象を決定します。短くて明確な件名は、受信者がメールの内容を一目で理解できるようにします。

 

「【重要】会議のリマインド：明日10時」や「支払い期限のお知らせ」

 

といった具体的な件名を使用することで、受信者が何に関するメールなのか即座に理解できます。また、

 

「お忘れなく！」

「締め切り間近！」

 

など、行動を促す言葉を使うとより効果的です。件名は、受信者の注意を引き、開封を促すための重要な要素であるため、工夫が必要です。

 

【例文】件名

【重要】明日の会議についてのリマインド

2.挨拶

メールの始まりには親しみやすい挨拶を入れます。受信者の名前を使った挨拶で始めると、個人的な印象を与えられます。

 

「こんにちは、山田様。」

「お世話になっております、田中様。」

 

といった挨拶が良いでしょう。個別に名前を入れることで、受信者は特別扱いされていると感じ、メールに対する関心が高まります。さらに、親しみやすく丁寧なトーンを保つことで、受信者との信頼関係を強化する効果もあります。

 

【例文】挨拶

こんにちは、山田様。

お世話になっております、ABC株式会社の田中です。

3.本文

メールの本文では、リマインドの主旨を明確に伝えます。

 

「明日の会議のリマインドです。」

「支払い期限が近づいております。」

 

といった形で、メールの目的を最初に明示します。リマインドする内容の詳細を具体的に説明します。

 

例えば、会議の場合は日時、場所、必要な準備物など、支払いの場合は金額、期限、支払い方法などを詳しく記載します。具体的な情報を提供することで、受信者が次に何をすべきかを明確に理解できるようになります。

 

【例文】本文

明日の会議のリマインドです。以下の詳細をご確認ください。

日時：7月7日（水）10:00 AM

場所：ABC株式会社 本社3階 会議室

議題：新製品のマーケティング戦略について

必要な準備物：資料一式（事前にお送りしたPDFファイルを印刷してお持ちください）

ご不明点がございましたら、いつでもご連絡ください。

4.行動を促す部分

受信者が次に取るべき行動を明確に示します。

 

「会議への参加確認をお願いします。」

「お支払いを本日中にお願いいたします。」

 

といった具体的な指示を含めます。また、問題があった場合の連絡先やサポート情報を提供します。

 

「ご不明点があれば、こちらのメールにご返信ください。」

「お困りの際は、サポートセンターまでご連絡ください。」

 

といった形で、受信者がスムーズに対応できるようにします。行動を促す部分は、メールの最も重要な部分であり、受信者が次に取るべきステップを具体的に示すことで、行動を確実に促します。

 

【例文】行動を促す部分

会議への参加確認をお願いします。お手数ですが、本メールに返信する形でご出席の確認をお願いいたします。また、何かご準備が必要な場合や変更点がございましたら、お知らせください。

ご不明点がありましたら、こちらのメールにご返信いただくか、下記の連絡先までご連絡ください。

5.結びの挨拶

メールの最後には感謝の言葉を添えます。

 

「お忙しいところご確認いただきありがとうございます。」

「いつもお世話になっております。」

 

といった感謝の気持ちを伝える一文を入れます。これにより、メールのトーンが柔らかくなり、受信者に対する敬意を示すことができます。結びの挨拶は、メール全体の印象を良くする効果があり、受信者に対してポジティブな感情を残します。

 

【例文】結びの挨拶

お忙しいところご確認いただき、誠にありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

6.署名

署名には、差出人の名前、役職、連絡先情報を記載します。

 

「山田太郎、営業部長、電話番号：03-1234-5678、メール：taro.yamada@example.com」

 

といった形式で、受信者が必要に応じて連絡を取りやすくします。署名は、メールの信頼性を高めるために重要な要素であり、受信者が安心して返信や問い合わせを行えるようにするための情報を提供します。

 

【例文】署名

田中太郎

営業部長

ABC株式会社

電話番号：03–1234–5678

メール：taro.tanaka@aaagmail.com

リマインドメールを書くときのポイント

リマインドメールは、件名や文章の工夫だけでなく、送信するタイミングにも注意を払う必要があります。ここでは、リマインドメールを作成し、送る際に気をつけたい5つのポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。

件名を工夫する

件名はリマインドメールの重要な部分です。受け取り手に不快感を与えないよう、「リマインド」という言葉を避けるのが良いでしょう。

 

「【再送信】」

「【日程の確認】」

 

など、リマインドメールであることが分かる表現を使うと効果的です。「リマインドメール」という単語を使うと、相手によっては強制的に感じられ、圧迫感を与えてしまうことがありますので、注意が必要です。代わりに、「〇〇についてのご確認」といった表現を使うと良いでしょう。セミナーやイベントの場合には、「開催日が近づいておりますので、ご確認ください。」などの一文を加えると親切です。

簡潔でわかりやすい件名・本文にする

要件を把握しやすいように、件名と本文は簡潔でわかりやすくまとめましょう。件名には具体的な日付や要件を入れ、「〇月〇日の懇親会について」といった形で書くと良いです。

 

本文も、「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どうやって」という5W1Hを意識して、必要な情報を漏れなく盛り込むことが大切です。最初の挨拶の後に、メールの要点を簡潔に伝えると、受信者にとって理解しやすくなります。

相手を気遣う言葉を入れる

リマインドメールでは、一方的な催促にならないよう、相手の状況に配慮した言葉を選ぶことが重要です。例えば、

 

「ご多忙中恐れ入りますが」

「念のためのご確認ですが」

 

といった表現を使うと良いでしょう。これにより、受信者は自身の立場が考慮されていると感じ、不快に思うことが減ります。行き違いがあった場合には、

 

「行き違いがございましたらご容赦ください」

 

といった断りを入れることで、トラブルを防ぐことができます。相手の状況に配慮することが、良好なビジネス関係を維持するポイントとなります。

誤字脱字がないか確認する

リマインドメールに限らず、ビジネスメール全般で誤字脱字は印象を下げる原因となります。送信前に必ず確認しましょう。

特にリマインドメールでは、約束や予定の詳細情報をコピーペーストすることが多いため、前回使った文章が間違っていないか再確認することが重要です。正確な情報を伝えるために、メールを読み返して誤字脱字や内容の正確性を確認しましょう。

当日や直前に送らない

リマインドメールを送るタイミングも重要です。予定や締め切りの当日や直前に送るのは避けましょう。打ち合わせや約束の直前に連絡を受け取っても、スケジュールを調整できない可能性が高いです。また、提出物の期限が数時間後に迫っているタイミングでリマインドを受けても、手遅れの場合があります。

 

リマインドメールは、約束の3日前から前日を目安に送るのが理想的です。まとまった作業時間を要する提出物の場合は、1週間前を目処に送ると良いでしょう。

 

送信タイミングのベストタイミング

リマインドメールは、送信するタイミングによって受け取る側の反応が大きく変わります。効果的なリマインドメールを送るためには、週ごとの最適な送信日や時間帯、特定のイベントや期限に基づいたリマインドのタイミングを考えることが大切です。ここでは、リマインドメールを送る際のベストタイミングについて説明します。

週ごとの最適な送信日

リマインドメールを送る日は、週の中で特に反応が良いタイミングを選びましょう。一般的に、ビジネスメールが開かれやすいのは火曜日、水曜日、木曜日です。月曜日は週の始まりで忙しく、金曜日は週末に向けて仕事を片付けるため、これらの曜日は避けるのが賢明です。火曜日から木曜日の午前中に送ることで、受信者がメールに気付きやすくなります。

時間帯ごとの最適な送信時間

リマインドメールを送る時間も重要です。ビジネスメールがよく読まれるのは、午前10時から11時の間です。この時間帯は、受信者が朝のルーチンを終えて、メールをチェックする時間です。午後の場合は、1時から3時の間が良いでしょう。昼食後にメールを確認することが多いためです。朝早すぎる時間や夕方遅くに送るのは避けましょう。

特定のイベントや期間に基づくリマインド

特定のイベントや締め切りに合わせたリマインドメールは、そのタイミングが重要です。例えば、会議やセミナーの場合、イベントの1週間前と前日にリマインドメールを送ると効果的です。支払い期限の場合は、期限の3日前と当日にリマインドメールを送ることで、未払いを防ぐことができます。提出物やタスクの締め切りについても、同様のタイミングでリマインドを行うと良いでしょう。

 

しかし、効果的なリマインドメールを作成し、適切なタイミングで送信することは簡単ではありません。そこで役立つのが、Sales Markerです。Sales Markerは、リマインドメールの作成と送信を自動化するツールを提供しています。このサービスを利用すれば、設定したタイミングで自動的にリマインドメールを送信することができ、手動での作業を省くことができます。また、顧客の名前や過去の取引履歴を基に、パーソナライズされたメールを簡単に作成することも可能です。これにより、顧客との信頼関係を強化し、ビジネスの効率を向上させることができます。Sales Markerを活用して、リマインドメールの効果を最大限に引き出しましょう。

リマインドメールに対する適切な返信方法

 

リマインドメールを受け取った際には、迅速かつ丁寧に返信することが大切です。ここでは、リマインドメールに対する効果的な返信方法をご紹介します。

早めに返信する

リマインドメールを受け取ったらなるべく早く返信するように心がけましょう。メールの返信が早いと業務が円滑に進み、相手からの信頼も得やすくなります。迅速な返信は、相手のスケジュール管理にも役立ちます。

遅れてしまった場合も必ず返信する

リマインドメールの確認が遅くなった場合でも、必ず返信をしましょう。その際は、

 

「確認が遅くなり、申し訳ございません。」

 

といったお詫びの一文を添えて返信するようにします。相手は返信を待っていることが多く、遅れた場合でも返信することで相手に手間をかけさせないようにしましょう。

内容を覚えていても返信する

リマインドの内容を覚えている場合でも、返信を必ず行いましょう。返信がないと、相手はこのまま予定を進めて良いのか判断できません。要件を覚えていても、

 

「ご連絡ありがとうございます。内容を再確認いたしました。」

 

と返信することで、相手への気遣いを示すことができます。

 

お礼を伝える

まずは、自分を気遣ってくれた相手に対してお礼の一文を記載しましょう。シンプルに

 

「承知いたしました」

 

とだけ返信するのではなく、

 

「リマインドありがとうございます。〇〇の件、再確認いたしました。」

 

といったように、少し丁寧に返信することで、冷たい印象を避けることができます。特にアポイントや会議のリマインドメールは当日前の最後のやりとりになることが多いため、相手にも気遣った返信をすることで、当日に良い雰囲気で会議や商談を始められます。

返信の重要性

リマインドメールを受け取ったら、

「覚えています」

「再度確認しました」

 

といった旨を返信することで、相手を安心させることができます。自分からリマインドメールを送る際に、相手からの返信がないと不安に感じることがあるため、受け取った際は必ず返信するようにしましょう。

 

リマインドメールを受け取った際には、早めに丁寧に返信することが大切です。お礼の言葉を添え、遅れてしまった場合でも必ず返信することで、相手に対する信頼と配慮を示しましょう。リマインドメールに対する適切な返信は、ビジネス関係を円滑にし、信頼関係を強化する一助となります。

本記事のまとめ

リマインドメールは、ビジネスにおいて重要な予定や期限を忘れずに守るためのツールです。効果的なリマインドメールを作成し、適切なタイミングで送信することで、業務の効率化や顧客との信頼関係の強化につながります。社外向けリマインドメールでは特に言葉選びに気を配り、相手に対する配慮を示すことが大切です。

 

具体的な例文やポイントを活用し、リマインドメールの作成に役立ててください。また、リマインドメールに対する迅速で丁寧な返信も、円滑なコミュニケーションを維持するために欠かせません。この記事を参考に、効果的なリマインドメールを活用してビジネスを成功へ導きましょう。