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「営業活動の効率が悪く、思うように売上が上がらない」
「営業活動を効率化するには、どこから改善したらよいかわからない」
営業部門の責任者の方のなかには、このような悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか。
営業活動には「ターゲットリストの作成」や「商談内容の記録」などの多くの業務が伴います。営業活動が効率化できれば、顧客対応に時間を割けるため「売上向上」につながります。
本記事では「営業効率化の8つの方法」と「効率化に有効なツール」を中心に解説します。
営業の効率化が必要な理由
営業の効率化が実現することにより「売上向上」や「不要なコストの削減」につながります。
営業活動には多くの業務が発生するため、売上につながりにくい業務にも時間を割く場合があります。すると顧客対応に割ける時間が少なくなるため、売上が向上しません。
営業を効率化すれば、売上に直結する顧客対応に注力できるため「商談の質の向上」や「売上向上」につながります。さらに効率化によって「これまでと同じ人数」で「これまでより多くの受注」を獲得できれば、コストカットも実現できます。
営業活動が非効率になる原因
営業活動が非効率になる原因は「営業前」と「営業後」で異なります。非効率になりがちな業務内容は、以下のとおりです。
商談前の調査・準備
商談前には、以下の調査・準備が必要です。
- ターゲットリストの作成
- 商談相手のニーズや課題の分析
- 競合他社の調査
- 商談資料の作成など
例えば、作成したターゲットリストの質が悪い場合「確度の低い顧客」にアプローチすることになります。するとアポイントが取れないため、リスト作成に時間がかかり「商談に時間が割けない」といった問題が生じます。
この場合「質の高いターゲットリスト」が短時間で作成できれば、確度の高い顧客のみにアプローチできるため「売上を直接生み出す商談」に注力できます。そのため「ターゲットリストの作成」をはじめとした商談前の調査・準備の効率化が重要です。
商談後の対応
商談後には、以下の対応が必要です。
- 商談内容記録
- 商談/顧客情報の確認・コミュニケーション
- 顧客フォロー
- 契約業務など
例えば商談後の記録に時間がかかる場合、商談相手へのフォローに割ける時間が少なくなります。すると「顧客との関係構築の機会を失う」「商談の規模が小さくなる」といった問題が生じかねません。
この場合「商談内容記録の入力時間」が短縮できれば「売上を直接生み出すフォロー」に時間を割くことができます。「顧客との関係強化」や「失注のリスク低減」につながるため、商談後の対応の効率化は欠かせません。
営業効率化の方法8個（商談前後別）
ここからは、営業効率化が実現できる方法を以下の4つに分けて紹介します。
- 商談【前】リストの質を上げる
- 商談【前】資料作成の時間を短縮する
- 商談【後】商談情報の入力工数を減らす
- 商談【後】フォローのルールを決める
商談【前】リストの質を上げる
顧客へのアプローチ時に活用する「ターゲットリストの質」を上げると、商談化できる確率が高まります。
例えば、質の低いリストの場合は「100件アプローチしたうち1件受注」だとすると、質の高いターゲットリストが作成できれば「10件アプローチしたうち1件受注」といった成果が期待できます。するとリスト作成に費やす時間を短縮しつつ、受注が可能となります。
リストの質を上げるには、次の2つの方法が有効です。
- 過去受注企業の条件洗い出し
- 営業リスト作成ツールの導入
それぞれの方法について解説します。
過去受注企業の条件洗い出し
自社が過去に受注した顧客の条件を洗い出せば、リストの質を高められます。例えば、以下のような条件が該当します。
- 業界：制作会社
- 従業員数：50～300名
- 部署：マーケティング部
上記のような条件を洗い出せば、自社にとって「成果が上がりやすいターゲット」のみをリストアップできます。自社が受注できる「業界」「従業員数」「部署」などが抽出できるため、少ないリストで高い成果を上げることができるでしょう。膨大な数のリストを作成する必要がなくなるため、営業活動の効率化につながります。
営業リスト作成ツールの導入
営業リスト作成ツールとは、過去の受注情報から受注につながった「業界」や「従業員数」などの条件を指定すると、自動でリストアップしてもらえるツールです。
営業リスト作成ツールを導入すると、これまで手作業でリストアップしていた作業が自動でできるため「質の高いターゲットリスト」の作成時間が大幅に短縮できます。
営業リスト作成ツールには以下のようなものがあります。
- Musubu（https://musubu.in/）
- SalesNow（https://top.salesnow.jp/）
営業リスト作成ツールの他にも「セールスインテリジェンス」があります。セールスインテリジェンスは単なるリスト作成に留まらず「自社に興味を持つ可能性のある」ターゲットを洗い出すことができる次世代のツールとなっています。
BtoBセールスインテリジェンスである「Sales Marker」では、自社のカテゴリに興味を持っている企業のリストアップが可能です。例えば、自社が「コンサルティング会社」の場合、誰かが「経営コンサル会社」と検索した際に「誰が検索したか」が把握できます。
自社が提供するサービスのカテゴリに興味がある人がわかるため「質の高いターゲットリスト」が効率的に作成でき、ターゲットに合わせたアプローチまで実施できるツールとなっています。
商談【前】資料作成の時間を短縮する
商談の場で使用する「資料作成」にかかる時間を短縮すると、顧客に向き合う時間が多く確保できるため「商談化率」や「受注率」が高まります。
資料作成の時間を短縮するには、次の2つの方法が有効です。
- 資料フォーマットの作成
- 外注の活用
それぞれの方法について解説します。
資料フォーマットの作成
資料のデザインや構成がある程度決まった型である「資料フォーマット」を作成しておけば、資料作成の時間が短縮できます。
これまで一から作成していた資料のフォーマットを用意すれば、毎回テキストの変更のみで質の高い資料が作成できます。そのため、資料作成以外の「商談準備」や「商談そのもの」に注力できるでしょう。
またチームで同じフォーマットを活用すると、営業担当者全員が一定のパフォーマンスを発揮できるため「営業の質の差」がなくなります。営業の属人化が防げるため、チーム全体の成約率・売上アップにつながります。
外注の活用
資料作成に時間を要している場合「オンラインアシスタント」や「フリーランス」「資料作成代行サービス」を活用し、資料作成業務を外注するのもひとつの手です。
資料作成をすべて外注すれば、その分の時間を「営業活動」や「商談」に充てることができます。また外注業者は「営業資料の作成」に特化しているため、高品質な資料を作成してもらえる点もメリットです。
商談【後】商談情報の入力工数を減らす
商談後の「商談情報の入力工数」を削減すると、売上につながる「商談後のフォロー」に時間を割くことができます。
商談情報の入力工数を減らすには、次の2つの方法が有効です。
- 入力する項目を減らす
- ツールを活用する
それぞれの方法について解説します。
入力する項目を減らす
CRMをはじめとした「顧客管理ツール」に入力する項目を絞ると、商談情報の入力工数が削減できます。
「顧客情報」や「商談情報」の入力には、時間と手間がかかります。しかし「自社にとって本当に必要な情報か」を精査せず、一通りすべての情報を入力しているケースも少なくありません。
営業活動するうえで不要な情報の例として「担当者属性」があります。例えば、自社が「人間的な営業活動に重きをおいている」といった場合は「担当者の性格」などの情報が必要なケースもあります。しかし、自社が営業するうえで必要ない情報だと判断した場合、入力項目から除外すれば工数削減につながります。
ツールを活用する
議事録AI作成ツールを活用すると、正確性の高い議事録が手間なく作成できます。
商談内容の記録には「商談内容をメモする」「忘れた場合は顧客に確認する」などの手間がかかります。この場合、商談に出席した担当者が作成する必要があるため、属人的なうえに入力にも時間がかかります。加えて、商談内容をメモした内容に誤りがあれば、正確さに欠ける内容になる可能性があります。
またオンラインでの商談を録画していたとしても、商談時間と同じ時間をかけて見直して入力するため非効率です。
「ACES Meet」をはじめとした議事録AI作成ツールでは、商談内容をAIが自動的に書き起こします。具体的には「予算」や「ニーズ」などの「商談で聞くべき情報」を会話内容から抽出するため、信頼度の高い議事録が短時間で作成可能です。
そのため議事録AI作成ツールを活用することで「商談動画の確認」や「商談内容の記録そのもの」が不要になるため、商談内容の入力工数の削減につながります。
商談【後】フォローのルールを決める
商談後における顧客への「フォローのルール」を事前に決めておくと、商談の成約率が高まります。
フォローのルールには、以下のような内容が適しています。
- 顧客条件で絞る
- 追いかけるルールを決める
それぞれの内容を解説します。
顧客条件で絞る
商談後に「検討状態の顧客」のすべてにフォローすると、いくら社員がいても足りません。そのため「受注確度の高い顧客」のみを追いかけましょう。
受注確度の高い企業や担当者の条件は「商談中の反応」や「これまでの受注企業の傾向」から洗い出し、条件と合致する企業のみを追いかけましょう。その結果、成約率が高い企業へのフォローに注力できるため、限られたリソースで成果を最大化できます。
追いかけるルールを決める
商談後に追いかける際は「どのように追いかけるか」をルール化しておきましょう。具体的には、以下のようなルールを決めておくと効率的です。
- 商談後はすぐにお礼メールを送付する
- 商談1日後に追加情報を提供する
- 商談1週間後に「追いかけメールの送付」と「追加情報の提供」を実施する
上記のようなルールがない場合「追いかける顧客はわかっていても、いつ・何回フォローすべきか迷う」といった思考・議論に時間を費やしてしまう恐れがあります。すると業務が進まず、営業の効率が悪くなります。
商談後の営業効率を改善するためには「追いかける際のルール」を明確にして仕組化しましょう。
営業効率化を図るステップ
営業効率化を図るために重要なのは「最もインパクトの大きい部分から始めること」です。
営業の業務のなかで、どの部分が最も「時間」や「手間」がかかっていて負担になっているのかを明確にします。そして、その部分が解消できれば「どのくらいの時間が浮くか」「浮いた時間でどのくらい商談に充てられるか」「その結果、どのくらい売上が増えそうか」といった点をイメージして、営業活動を効率化していきましょう。
営業効率化を図るステップは、以下の3ステップです。
ステップごとに詳しく解説します。
1. 現状の業務負荷の把握
まずは「現状の業務負荷」を把握しましょう。具体的には、商談前後の「どの業務」に「どれくらいの時間・手間がかかっているか」を確認したうえで記録します。
2. 解決策が実施できるかの判断
ステップ1で明確になった「最も負荷が大きい業務」に対し、解決策が実施できるかどうかを判断します。具体的には、解決策を複数用意して「実現できるかどうか」や「予算」を考慮します。そして、どの解決策を実施するかを「コスト」と「効果」を鑑みて判断しましょう。
例えば、1人の営業担当者がリスト作成に「週に5時間」かかっている場合、「過去受注企業の条件洗い出してリストアップ」や「営業リスト作成ツールの導入」といった解決策が挙げられます。
「営業リスト作成ツールの導入」を解決策として採用し、リスト作成時間が「週に5時間から30分」に削減できるとします。ツールの導入にかかる費用が「月額20万円」だった場合、ツール導入により「営業担当者1人あたりの浮いた時間：4時間30分 / 週」が「自社の組織で利益を生み出す時間に変わるのか」を判断しましょう。
利益を生み出す時間にならないと判断した場合は「過去受注企業の条件洗い出してリストアップ」を解決策とし、コストがかからない方法を選択しましょう。
3. 結果を見て継続 or 別の方法
ステップ2で採用した解決策の結果を確認し「継続するか」「別の解決策にするか」を検討しましょう。
例えば、ステップ2で「営業リスト作成ツールの導入」を解決策にするとします。営業担当5人のチームの場合、ツールの使用かかる「月額20万円」で「営業5人のリストアップ時間が削減できたか」を確認しましょう。
リストアップ時間が「1人あたり週に4時間30分」削減できる計算のため、5人分の「22時間30分 / 週」の削減が実現したかを確認します。そして、ツールにかかる費用である「月額20万円」のコスト分の売上が上がっているかどうかを確認し「現在の方法を継続するか」「別の方法へ変更するか」を判断しましょう。
ステップ1～3を実施し「効率化が図れているか」「売上は上がっているか」「コストが削減できているか」**まで確認し、営業効率化の解決策を決めましょう。
営業効率化に成功した事例
ここからは、営業効率化に成功した2つの事例を紹介します。
株式会社ラフール
「株式会社ラフール」は、スリープテック事業やメンタルヘルステック事業を展開している企業です。以前は営業担当者個人の力量に頼った組織であり、営業活動がブラックボックス化していました。営業全体の進捗数字が共有できておらず「売上予測が立てられない」「顧客にアプローチしきれない」といった課題がありました。
そこで、数字で顧客を確認できる「MAツール」を導入し、顧客情報を一元管理しました。その結果、以前はひと月100件のリード獲得だったのが、月間平均400件ものリード獲得が可能になりました。商談獲得数はさらに増加しており、ひと月あたり30～40件程度だったのが、インサイドセールス部門の立ち上げの効果も相まって、月間120～130件となっています。
社内では「MAツールでの管理によって何が変わるのか」「どのようなメリットがあるのか」を積極的に発信し、マーケティングの取り組みに対する理解が深まって成果が上がりました。
コミューン株式会社
「コミューン株式会社」は、企業とユーザーが交流するオンラインコミュニティの構築を支援するサービスを提供している企業です。サービスの性質上、企業が必要性を感じなければ導入を検討しないため、インサイドセールス部門では「いかにその兆候を探るか」に苦慮していました。また、ターゲットリストの作成も手作業で行っており、属人的な作業となっていました。
そこで、BtoB向けのセールスインテリジェンスツールである「Sales Marker」を導入しました。導入前は1人の担当者が1週間にリストアップできるのは20社であったのに対し、導入後は2倍の企業のリストアップが可能となっています。
「興味を持っている企業が特定できている状態」から調査がスタートできるため「キーマン探し」や「ターゲットリストの作成」に関する業務が格段に効率化されています。
参考記事：Sales Marker(セールスマーカー)｜新規開拓営業が2倍の効率、確度の高い部署直通の連絡先もわかりアプローチ幅が拡大
まとめ
営業活動は「商談前」と「商談後」それぞれに効率化できる方法があります。効率化には「ツールを活用する方法」や「業務の仕組化」「外注」などの選択肢があります。
本記事で紹介した方法を参考に、自社の営業活動を効率化して「売上向上」をはじめとした目標を達成しましょう。
