【BtoB営業向け】成功する営業のアポ取りのコツ・例文・フレーズを紹介

BtoB営業において、商談の第一歩となる「アポ取り」は、成果を左右する重要なプロセスです。しかし、多くの営業担当者が「断られるのではないか」「どのような言葉でアプローチすればよいのか」と悩みを抱えがちです。

本記事では、BtoB営業におけるアポ取りを成功させるためのコツや実践的な例文・フレーズを紹介します。

初対面の相手にも興味を持ってもらえるような効果的なアプローチ方法を学び、アポイント獲得率を向上させましょう。営業活動の成果を上げたい方は、ぜひ参考にしてください！

アポ取りとは何か

アポ取りとは、「アポイントメントを取得すること」を指し、営業活動において、商談や打ち合わせのための日時や場所を相手に提案し、合意を得るプロセスを指します。

これは、見込み顧客との初期接点を作り、営業の次のステップである詳細な提案や契約交渉につなげる重要な役割を果たします。アポ取りは、次のような手法で行われることが一般的です。

効率的なリード獲得や商談創出を実現するためには、最適なインサイドセールス支援ツールの導入が重要です。過去記事では、リード獲得サービスの選び方や成約率を高めるおすすめツールを比較・解説しています。営業成果を最大化したい方は、ぜひご覧ください！

【関連記事】：【2024年最新版】リード獲得サービスの選び方｜成約率を高めるための比較とおすすめ

アポ取りが重要な4つの理由

営業活動におけるアポ取りは、「日時の調整」ではなく、商談や成約へとつながる重要なプロセスです。ここでは、アポ取りが重要とされる主な理由を解説します。

1.新規顧客との接点を作るため

アポ取りは、新規顧客と接点を持つ最初のステップです。潜在顧客の多くは、まだ自社や自社製品のことを十分に理解していません。

この段階でアポを取得し、商談の場を設定することで、自社の価値を伝える機会を作り出せます。初回接触でのアポ取りが成功すれば、商談や成約の可能性が大幅に高まります。

BtoBビジネスにおいて、見込み客（リード）の種類やその獲得方法を正しく理解し、効果的なアプローチを行うことが、営業成果の向上に直結します。

過去記事では、見込み客（リード）マーケティングの基本から、リードの分類、さらに具体的なリード獲得の手法までを解説しているので参考にして下さい。

【関連記事】リードマーケティングとは？リードの種類と獲得方法を解説

2.商談の成功率を向上させるため

計画的なアポ取りを行うことで、相手に適切なタイミングでアプローチでき、商談の成功率を高めることができます。

例えば、事前に相手のニーズや課題をリサーチし、それに基づいた提案を行うことで、商談がスムーズに進みやすくなります。逆に、アポ取りを適当に行うと、相手の興味を引けず、商談に進めないリスクが高まります。

3.営業活動を効率化するため

事前にアポを取得することで、無駄な訪問や電話を減らし、営業活動を効率化できます。特に新規開拓では、ターゲットを絞ったアプローチを行うことで、営業担当者の時間やリソースを有効活用できます。アポ取りを適切に行うことで、質の高い営業活動が可能になります。

4.顧客ニーズを事前に把握するため

アポ取りの際に相手の状況や関心を軽くヒアリングすることで、商談に向けた準備がしやすくなります。相手のニーズや課題を事前に把握しておくことで、提案内容をカスタマイズでき、商談の質を向上させることができます。

近年トレンドであるインテントセールで成果を上げるには、顧客のニーズや検討段階を的確に把握することがポイントです。Sales Markerを活用したインテントセールスの成功事例を5つ解説した資料をご用意しましたのでぜひ参考にお使い下さい。

資料（無料）はこちら：【成功事例5選】Sales Markerを活用したインテントセールスの実践

BtoBビジネスにおけるアポ獲得の難易度

BtoBビジネスにおけるアポイント獲得は、企業の成長に欠かせない重要なプロセスですが、多くの営業担当者がその難しさを実感しています。

BtoCビジネスと異なり、ターゲットとなる企業数が限られているうえ、購買決定には複数のキーパーソンが関わるため、単純なアプローチでは成果を上げにくいのが実情です。

新規営業先への架電（テレアポ）

テレアポは、まだ接点のない新規顧客に対して電話でアプローチする手法です。しかし、見込みの薄い顧客にも接触する必要があるため、アポ獲得率は低い傾向にあります。

「現在間に合っています」「必要ありません」などと断られることが多く、営業担当者にとって精神的な負担が大きいのも課題です。

また、受付担当者に取り次ぎを断られることや電話を切られることも多く、確度の低い状態での架電にはスキルと忍耐力が求められます。

名刺交換後の架電

展示会やイベントで名刺交換をした相手への架電は、関係性がある程度構築されているため、警戒心が低く、商談につながりやすい手法です。

この場合、名刺交換時の会話内容を振り返り、相手が関心を持つポイントに基づいたアプローチを行うと効果的です。アポイント獲得率が高い方法の一つですが、関係性を損なわないよう慎重な対応が求められます。

問い合わせフォーム営業

問い合わせフォームを活用した営業は効率的ですが、すべてのメッセージが担当者に読まれるわけではなく、返信率も高くありません。

さらに、営業目的でフォームを利用することに抵抗感を示す企業も多いです。そのため、企業ごとにカスタマイズされた具体的かつ魅力的な提案内容を送信し、慎重なアプローチを心がける必要があります。

メールクリック後の架電

営業メールやメルマガにリンクをクリックした顧客は、少なからず自社製品やサービスに関心を示している可能性が高いです。このため、無差別な架電と比較して、アポイント獲得率は向上します。

クリックした内容に関連する提案や情報を準備し、適切なタイミングで電話をかけることで、相手の興味を引き出しやすくなります。

FAXやメールでのアプローチ

FAXや営業メールは、作成した内容を何度も利用できるため、効率的で負担が少ない手法です。ただし、受け取った担当者が中身を熟読しない場合や、営業メールと判断されてすぐ破棄されることもあります。内容がシンプルかつ魅力的で、興味を引くキャッチコピーを工夫することが重要です。

飛び込み営業

直接顧客のオフィスを訪問する飛び込み営業は、担当者と直接対話できるため、他の手法と比較してアポイント獲得率が高い傾向にあります。

しかし、1件ずつ訪問する必要があるため時間と労力がかかり、営業担当者のスキルや経験によって成果が大きく左右されるデメリットもあります。効率を重視する場合には、他の手法と組み合わせて活用するのが良いでしょう。

成功する営業のアポ取りの6つのコツ

営業活動においてアポイント獲得は非常に重要ですが、簡単ではありません。効果的にアポ取りを進めるためには、戦略的なアプローチと準備が必要です。ここでは、成功するアポ取りの具体的なコツをご紹介します。

1.事前準備を徹底する

アポ取りの成功率を上げるためには、事前準備が欠かせません。ターゲット企業や担当者に関する情報をリサーチし、相手のニーズや課題を予測しておくことが重要です。例えば、次のポイントを調べておきましょう。

・企業の業種、規模、最近の動向
・担当者の役職や関心分野（SNSやプレスリリースを活用）
・自社サービスがどのように相手の課題解決に貢献できるか

準備が万全であれば、相手に響く提案がしやすくなり、アポ取りの成功確率が高まります。

2.シンプルかつ明確な伝え方を心掛ける

初めてのアプローチでは、自己紹介や目的を簡潔に伝えることがポイントです。相手の時間を無駄にしない姿勢を見せることで、信頼感を与えることができます。次のような構成で話すと効果的です。

・自分の名前と所属会社を伝える
・相手が興味を持ちそうな提案内容を簡潔に説明する
・アポイントをお願いする理由を明確に伝える

3.相手にメリットを感じさせる

アポ取りを成功させるためには、「自社の提案が相手にとってどのような価値をもたらすか」を伝えることが不可欠です。相手の課題を理解したうえで、具体的なメリットを提案しましょう。「コスト削減」「業務効率化」「売上向上」など、相手の利益に直結する内容を伝えると効果的です。

4.タイミングを見極める

アプローチするタイミングも重要です。相手の業務が忙しい時間帯を避けることで、話を聞いてもらえる確率が上がります。次の時間帯が効果的とされています。

・電話営業：午前10時～正午、午後2時～4時
・メール送信：月曜や金曜を避け、火曜や水曜の午前中

相手のスケジュールに配慮し、迷惑にならないタイミングを選ぶことが成功のポイントです。

5.トークスクリプトを活用する

トークスクリプトを事前に作成しておくと、緊張した場面でも自信を持って対応できます。ただし、スクリプト通りに話すのではなく、相手の反応に合わせて柔軟に対応することが大切です。あくまでガイドラインとして活用しましょう。

6.成功パターンを分析して改善する

アポ取りの結果を記録し、どの方法やフレーズが効果的だったかを振り返ることで、次回以降のアプローチを改善できます。営業支援ツール（SFA/CRM）を活用すると、効率的にデータを分析し、成功パターンを標準化できます。

本記事のまとめ

法人営業におけるアポ取りは、商談の約束を取る行為ではなく、信頼関係を築き、顧客の課題を解決するための重要な第一歩です。本記事では、成功するアポ取りのコツや具体的なアプローチ方法について解説しました。

特に重要なのは、顧客の課題を的確に見抜き、それを解決する手段として自社の商品・サービスを提案することです。順序を誤ると押し売りと受け取られる可能性があるため、顧客視点を常に意識したアプローチが求められます。

さらに、テレアポやメール営業においては、精度の高いリストを使用し、件数をしっかりこなすことが成功率を高めるポイントです。ここに営業支援ツールを活用すれば、アポ取りの効率が格段に向上し、時間やリソースを効果的に活用できます。

営業活動におけるアポ取りは、成約への道筋を作る重要なプロセスです。顧客のニーズを深く理解し、適切な提案と効率的な手法を組み合わせることで、営業成果を最大化させることができるでしょう。ぜひ本記事の内容を参考に、より効果的なアポ取りを実践してください。