テレアポの成約率や受電率を上げる上で、テレアポリストの作成は非常に重要な作業です。このリストは、商品やサービスを提供する際に、最も関心を持ちそうな顧客に効率的にアプローチするための道しるべとなります。

適切なテレアポリストを作成することで、時間を無駄にすることなく、潜在顧客に直接連絡を取り、より良い結果を出すことが可能です。この記事では、テレアポリストを上手に作るための具体的な方法を、分かりやすく解説していきます。

テレアポリストを作成するメリット

テレアポリストを作成することには、次のような2つのメリットがあります。

1.営業活動の効率向上

テレアポではアポイントメントの獲得率がそれほど高くないため、成功を確実にするにはより多くの顧客にアプローチすることが重要です。リストを事前に作成しておくことで、テレアポ担当者は電話をかける対象を素早く特定でき、その結果、より効率的に多くの架電を行うことが可能になります。

反対に、テレアポリストがなければ、担当者は一人一人がアプローチする企業を探しながら電話をする必要があり、これが原因で架電数が大幅に減少する可能性があります。

さらに、リストを用いることでアプローチの重複を防ぎ、全体の営業効率を高めることができます。このように、テレアポリストの作成は営業活動の効率化には不可欠な要素です。

2.データの蓄積と共有

テレアポリストは、営業活動に関するデータの蓄積にも役立ちます。テレアポ営業ではツールを活用して

 

・架電の日時

・通話内容

・成果の有無

 

など、様々な情報を記録することが可能です。これらのデータは、将来のマーケティング戦略や営業戦略を練る際の貴重な資源となります。また、リストを通じて情報が整理され、社内での共有が容易になります。これにより、情報の偏りを防ぎ、属人化を解消することができるため、組織全体としての効率も向上します。

また、情報を記録することでどの業界が受電率が高く効率が良いか判断する材料にもなります。例えば、下のような場合はヘルスケア業界の受電率が高いため積極的にリスト作成をした方が良いと判断できます。

 

テレアポリストの作成ステップ

テレアポリスト（架電リスト）の作り方について3つのステップに分けて紹介します。

 

1.リストの作成

まず、テレアポリストに含まれる情報を集めてリストアップします。このリストは、1週間分の架電活動（5営業日）をカバーできるように、最低300件の情報が必要です。これは、1日あたり約60件の架電を想定しており、それを1人が1日4時間で行う計算になります。

テレアポの成約率が大体100件に1件の割合であることを考えると、スムーズに架電を行うためには、大量のリストが必要です。

「リスト作成する際に何件くらい作れば良いか？」と悩む営業担当者はいると思います。そこで過去記事の「テレアポの成約率はどれくらい？状況別の成約率を３パターンに分けて解説」を参考にして成約率のおおよその数値感を把握した上で逆算するとテレアポリスト（架電リスト）の作成件数の目安がもてるでしょう。

 

2.リストの整理

次に、集めたデータを一覧表に整理します。表には次の情報を含める必要があります。

・企業名

・電話番号

・所在地

・ホームページのURL

・過去の架電記録（不在情報や受付ブロック情報、クレームなど）

 

情報を業種ごとに分類してまとめることで、同じ業種に対しては同じトークスクリプトを使うことができ、架電の効率を上げることが可能です。データの整理にはExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトが便利です。また、予算が許せば、PC上で効率的にリストを作成できる専用ツールを使用するのも一つの方法です。

3.リストの定期的な更新と検証

作成したリストは、定期的に更新と検証を行うことが重要です。市場や顧客の状況は常に変化しているため、情報が最新であることを保証し、架電のタイミングで古い情報を使ってしまうことを避けるためです。定期的な検証には、リスト内の情報が現在も有効かどうかを確認する作業が含まれます。これには、定期的なフォローアップコールやデータソースの再確認が含まれます。

これらのステップを踏むことで、効果的なテレアポリストを作成し、テレアポの成功率と効率を大幅に向上させることができます。

 

テレアポリストの作成手段

テレアポリストを作成するステップが理解できた後は、どのような手段でリスト作成をすれば良いか悩むでしょう。ここでは、テレアポリストの作成手段を6つ紹介します。

名刺

企業内での名刺の活用も、テレアポリスト作成の効果的な方法の一つです。社員が展示会、交流会、営業訪問などで交換した名刺は、貴重な情報源となります。最近では、これらの名刺を効率的に管理するためのシステムが多く登場しています。

これらのシステムを使えば、スマートフォンで名刺を撮影するだけで簡単にデータベース化が可能です。システムの利用には費用がかかることが多いですが、情報の一元管理と迅速なデータ活用を考えれば、その価値は十分にあるでしょう。

インターネット

企業の基本情報は、インターネットが充実した情報源となります。ほとんどの企業がウェブサイトを持っており、そこから住所、電話番号、事業内容などの基本データを簡単に収集できます。さらに、東洋経済新報社が発行する「会社四季報」や「各種業界紙」を利用することで、企業の詳細な情報が得られます。

また、Googleや日本経済新聞などが提供する無料の企業データベースも、幅広い情報を集めるのに非常に便利です。これらのリソースを活用することで、効率的に網羅的なデータを収集することが可能です。

リスト購入

ウェブ上では、多くの情報会社がテレアポリストを販売しています。有料のリストを購入するメリットとして、最新で正確な情報が保証され、記載漏れや情報の重複も少ない点が挙げられます。

インターネットで無料で情報を集められると考える方もいるかもしれませんが、リストを購入することで、社内での情報収集と整理にかかる時間と労力を節約できます。これは、実質的に作業時間を購入しているとも考えられ、コストの面でも決して高価ではない選択と言えます。

また、定期的にテレアポリストを購入することで、常に信頼性の高い情報を迅速に入手できます。これにより、情報の古さが原因で起こるトラブルや成約率の低下を防ぐことが可能です。

自社HPサイト

もし自社でホームページを運用しているなら、アクセス状況の分析を行ってみることをお勧めします。自社の商品やサービスに興味を持つ見込み客が訪れている可能性があります。

自社がランディングページ（LP）やECサイトを持っている場合も、訪問者の行動を分析することで、新たな見込み客を発見できるかもしれません。アクセス分析ツールを用いて詳細なデータを取得し、分析を進めてみましょう。

ただし、訪れるすべてのユーザーが見込み客とは限りません。競合他社が調査目的で訪問しているケースや、求人情報を探している就職・転職希望者が訪れていることも考えられます。

そのため、単にアクセス数を確認するだけではなく、ユーザーがどのページをどれだけの頻度で閲覧しているかも分析し、本当に見込みがある顧客を見極めることが大切です。

SNS

SNSは、企業の公式アカウントを通じて情報を収集し、潜在的な顧客やビジネスの動向を理解するのに非常に有効なツールです。Facebook、Twitter、LinkedInなどのプラットフォームでは、企業がどのような投稿をしているか、フォロワーとどのようなやりとりをしているかを観察することができます。

特に、企業が行うイベントの告知や採用活動の情報は、その企業の現在の状況や市場での位置づけ、企業文化を把握する手がかりとなります。また、投稿に対するフォロワーからのコメントや反応を分析することで、その企業の製品やサービスに対する公の評価や関心の度合いを測ることが可能です。

このような情報は、自社の商品やサービスがどれほど受け入れられる可能性があるかを判断するのに役立ちます。さらに、SNSを活用することで、ターゲットとなる顧客層や業界に関連するキーパーソンと直接的に関わるチャンスも増えます。したがって、定期的にこれらのプラットフォームをチェックし、有益な情報を収集することをお勧めします。

Googleアラート

Googleアラートは、Googleが提供する自動通知サービスで、指定したキーワードに関する新しいコンテンツがインターネット上に現れた際にメールで通知を受けることができる便利な機能です。一度設定しておけば、関連するトピックについての最新情報を手間なく受け取ることができます。

たとえば、CRM（顧客管理システム）の販売を手掛ける企業が、営業上の課題を持つ企業を新たな顧客として獲得したい場合、キーワードに「CRM」と「営業」を設定します。これにより、これらのキーワードが含まれる新しい記事やニュースが公開されるたびに通知が届き、業界の最新動向を迅速に把握したり、潜在的な顧客に関する情報を集めたりすることが可能になります。

Googleアラートを利用することで、市場調査やターゲット顧客の特定、さらには競合分析に至るまで、多岐にわたる情報収集が効率的に行えます。

テレアポリストを作成のコツ

テレアポリストを作成する際は、その目的が「テレアポ営業での営業成果向上」にあることを忘れずに、営業に役立つリストを構築することが重要です。ここでは、営業に直接貢献するテレアポリストの作成におけるコツを3つ紹介します

1.必要な項目を適切に設定する

テレアポリストには、営業活動に役立つさまざまな情報を含めることが重要です。基本的な項目としては、次の情報を記載しましょう。

・企業名、本社及び支店の住所

・電話番号

・資本金と売上

・従業員数と拠点数

・業種とその将来展望

・企業のウェブサイトやランディングページ、ECサイトのURL

・担当者の名前と部署

 

さらに、以下の情報を加えると、より効果的な営業活動が展開できます。

・提案したい製品やサービス

・これまでのアプローチ回数と内容

・各アプローチの反応や成果

・次回のアプローチ予定や提案内容

・過去の営業の反省点や改善策

これらの情報は、見込み客に対するアプローチをカスタマイズし、効果的なコミュニケーションを行うために不可欠です。

2.情報を常に最新の状態に保つ

テレアポリストは、情報が常に最新であることが求められます。会社の住所や電話番号の変更、担当者の異動など、企業情報は頻繁に変わるため、定期的な更新が必要です。また、市場の変動や新規事業の動向などもいち早く反映させ、ニーズの変化に敏感に対応しましょう。

・定期的な更新スケジュールの設定

・リアルタイムデータの活用

・フィードバックの組み込み

・外部ソースからの情報更新

これらの方法を活用することで、テレアポリストの情報を最新の状態に保ち、営業活動の効果を最大化することができます。情報の正確性は、テレアポの成功に直結しますので、これを怠ることなく継続的に行うことが重要です。

3.見込み客の確度を評価して記録する

テレアポリストに記載される見込み客ごとに、その購買意欲や興味の度合いを評価します。顧客の反応や過去のやり取りから、その見込み客の確度を分析し、それに応じた営業戦略を立てることが効果的です。確度の高い見込み客には頻繁にコンタクトを取り、積極的に関係を構築していきましょう。

参考程度に、見込み客の確度を評価して記録するための具体的な例を紹介します。

 

＜見込み客の関心レベル評価＞

・高：顧客が自社の商品やサービスに深い関心を示している。購入意向が明確であり、質問が具体的で多い。

・中：顧客が一定の関心を示しているが、まだ検討段階。詳細情報や追加の提案に対して興味を持っている。

・低：顧客がほとんど関心を示していない、または競合製品に興味が向いている。

 

＜過去のアプローチの反応＞

・積極的：以前のコンタクトで積極的に反応し、追加情報を求めてきた。

・消極的：応答はあるが、どちらかというと受け身で、自ら進んで行動を起こす様子は少ない。

・無反応：過去のアプローチに対してほとんど反応がなかった。

 

＜ニーズの適合度＞

・高：顧客の現在のニーズと自社の提供する製品・サービスが完全に一致している。

・中：顧客のニーズとある程度は合致しているが、完全なマッチではない。

・低：顧客のニーズと自社の製品・サービスがほとんど合致していない。

 

＜購入の緊急度＞

・即時：顧客が即座に解決策を必要としており、急ぎで製品やサービスが求められている。

・中期：顧客が将来的に購入を検討しているが、すぐには決断しない。

・長期：顧客が興味は示しているものの、現時点での購入意向は低い。

 

これらの評価をテレアポリストに記録し、定期的に更新することで、営業チームは各顧客に対して最適なアプローチ戦略を計画することができます。例えば、確度が「高」の見込み客には積極的に連絡を取り、ニーズに合わせたカスタマイズ提案を行うことで、成約率を高めることが期待されます。

これらのコツを踏まえ、戦略的にテレアポリストを作成することで、営業活動の成功率を大幅に向上させることができます。

SalesMarkerは1日50億レコードの検索行動データを取得しているため、常に最新のニーズ適合度が把握できます。テレアポリストで重要なのは、いかに興味のある潜在顧客にアプローチできるかどうかという点です。そこで営業リストを効率化したい要望や成約率・受電りつの向上を期待している企業は一度SalesMarkerをご活用ください。組織図や部署情報も把握しているため代表電話番号には繋がらなかった企業にも部署情報を使うことで受付突破率が格段に上がった事例もございます。

本記事のまとめ

テレアポリストの効果的な管理は、テレマーケティングの成功に欠かせない要素です。このリストを適切に作成し、常に最新の状態を保つことで、時間とリソースを最大限に活用し、見込み客への効率的なアプローチが可能となります。

さらに、データを定期的に更新し、リストの詳細情報を精査することで、より高い受電率と成約率を達成することができます。テレアポリストの効果的な使用は、ただ情報を集めるだけでなく、その情報を如何に活用するかが重要です。

読者の皆さんには、今回紹介したポイントを活用して、自社のテレマーケティング戦略を見直し、より効果的な営業活動を展開していただくことをお勧めします。リスト作成から管理、更新に至るまで、一貫した努力が最終的な成果に大きく寄与します。