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営業目標を達成するためには、適切な営業活動を行う必要があります。ただ闇雲に営業を行なっていても思うような成果はあがらないでしょう。
適切な営業活動を行う上で重要となるのが営業管理です。組織や個人の営業活動における行動や数値を分析・改善することで確度の高い営業を行うことができます。
本記事では営業管理をスプレッドシートを用いて、無料テンプレートやその使い方について紹介します。最後までご覧いただくことで営業管理シートを効果的に使用することができます。
営業管理とは？
営業管理とは、組織や個人で目標を達成するために営業における活動や数値を把握し管理を行うマネジメントです。
営業管理は項目を定め、これらを適切に管理することで効率的な営業活動を行うことができ、営業目標を達成する確率が高くなります。
営業管理に設けるべき項目は5つとなっており、項目・概要については以下の表をご覧ください。
顧客管理
顧客管理は、顧客の「基本情報」「担当者情報」「コンタクト情報」などを管理し、5つの項目で最も重要な部分となります。
顧客管理を怠ると「商談内容を忘れてしまった」「担当者の名前を思い出せない」など、顧客に対して質の高いアプローチができなくなり失注へとつながる可能性があります。
また、顧客管理は接点がない企業にアプローチするだけでなく、すでに情報があるお客様に対して再度アプローチしていくことに使用されることが多いです。
目標管理
目標管理とは、営業担当者が達成すべき目標を定め一定期間ごとに管理することです。
年間・半期・1ヶ月ごとと目標達成期間を設け、目標にどのくらい達成できたのかを確認します。目標管理は「達成できていないからダメ」というわけではなく、期間で定めた目標が「無謀な目標ではないのか」「簡単すぎるのではないか」という確認を行うためのものです。
行動管理
行動管理は、営業担当者の行動を把握することで成果に繋がる営業活動ができているのかを管理するものです。
例えば、「商談獲得数が少ないが、そもそもアプローチ数が少ない」「商談まではいっているが契約に繋がらないのは、クロージングの失敗数が多い」など具体的な要因を明確にし改善していくために行動管理を行います。
タスク管理
タスク管理は組織・個人で行うべき作業や行動を管理するものです。
タスク管理を行うことでやるべきことを忘れてしまったり、業務に優先順位をつけることができ効率的に営業活動を行うことができます。
スケジュール管理
スケジュール管理は商談日や会食の日など今後のスケジュールを管理することです。
スケジュール管理は個人で管理を行いますが、社内でスケジュールを共有をしておけば商談のフォローや代打を行うことができるため、組織一丸となって目標達成をすることができます。
【テンプレ】営業における顧客管理のスプレッドシート
前述した項目の中で特に重要となる項目が「顧客管理」です。
ここからは実際にテンプレート画像を用いて以下3点について詳しく解説していきます。
- テンプレート
- 項目
- 使い方
テンプレート
顧客管理のテンプレートはGoogleアカウントを持っていればすぐに使用することができますので、「顧客管理シートを作るのに手間をかけたくない」「すぐに顧客管理シートを使用したい」という方はぜひ下記テンプレートを使用してみてください。
顧客管理のテンプレートはこちら。
（Spreadsheetからファイルをコピー、もしくはダウンロードすることができます）
項目
ここからはテンプレートのある項目の概要について解説していきます。各項目の入力内容については以下表を参考ください。
顧客管理は接点のない企業へのアプローチと、接点のある見込み顧客への再アプローチ、どちらの用途でも活用することができます。
どちらにも使用できるようにするためには上記の項目を入力することが非常に重要となります。
使い方
ここからは実際に画像を用いてテンプレートの使い方を以下2つのパターンで説明します。
- 新規開拓
- 掘り起こし
それぞれで使用方法は異なりますのでぜひご覧ください。
新規開拓
この項では新規開拓で顧客リストを使用する方法を紹介します。
例えば、「どの業種が受注率が高いのか？」を確認するときは、
すると「受注」した企業だけを絞ることができ、項目「業界」を見ると「建設業」の受注数が多いことがわかります。
このように、業界や部署など様々な項目で絞ることで「どんな業種」「どの部署」にアプローチをかけると契約締結率が高いかを確認することができ、成果を出しやすい効率的な営業活動を行うことができます。
掘り起こし
テンプレートは新規開拓での使い方だけでなく、掘り起こしでも使用することができます。
例えば「現在は商談済みだが受注までには至っていない」見込み顧客に対して掘り起こし時の使い方を説明します。
まずは先ほどと同じように「ステータス」から「商談済み」に絞ります。
すると、コンサル業界で2件「商談は進んでいるが、受注には至っていない」ということがわかります。
フィルターを1度クリアし、「業界」の項目でコンサル業界に絞ります。
すると、コンサル業界で受注できた企業を見ることができます。この時に受注できた企業の「コンタクト備考」を確認します。
サンプルでは「質問型営業で信頼関係を構築した」ことで受注できていることがわかります。
受注できた同じ業界の情報をもとに、再度同じ業界の「商談済み」の見込み顧客に同じアプローチを実施することができます。結果的に営業の効率化が可能になります。
他の顧客管理のスプレッドシートテンプレート集
上記のテンプレートを使用して、「使いにくい」「項目が多い」という方もいるかと思いますので、無料で使用できる顧客管理のスプレッドシートテンプレートを下記2つ紹介します。
- HubSpotの営業管理シート
- GoogleSpreadsheetのテンプレート
HubSpotの営業管理シート
引用：HubSpot
HubSpotはマーケティングや営業・コンテンツ管理をサポートするCRMツールです。無料で使用することができ、スプレッドシートの顧客管理シートも提供しています。
また、顧客の一元管理シートだけでなく「商談シート」「コンタクトシート」などそれぞれの活動におけるシートも提供されており、より正確に細かく営業活動の進捗を管理することが可能です。
HubSpotの営業管理シートのダウンロードはこちら。
GoogleSpreadsheetのテンプレート
引用：Google
GoogleSpreadsheetは元々顧客管理のテンプレートが用意されています。テンプレートの場所は画像で説明します。
まずは最初の画面から下にスクロールをしていきます。
スクロールで下にいくと、「スプレッドシートのテンプレートギャラリー」の文字をクリックします。
顧客関係管理ツールの項目があるので、クリックすると使用することができます。
スプレッドシートで営業管理をする際の注意点
スプレッドシートで営業管理を行うのはとても便利ですが、使用する上で注意点もあります。ここでは以下2点について解説します。
- 更新に手間がかかる
- 複数人での同時編集が難しい
更新に手間がかかる
営業管理を行う際は常に最新の情報に更新する必要があり、顧客が多くなればなるほど手間がかかります。
会社の移転や担当者の異動など情報が常に変わることは珍しくありません。また、常に最新の情報に保っておかなければ、不適切なアプローチを行なってしまいます。
常に管理している顧客の情報を追うことはできませんが、都度更新をしなければいけないことはかなりの手間となり、注意点と言えます。
複数人での同時編集が難しい
スプレッドシートは同時編集が難しいことが挙げられます。
エクセルと違い、全く同時編集ができないわけではありません。しかし、1人がフィルタリングをして情報を絞っている時にもう1人がフィルタリングを外すことで全員のスプレッドシートはリセットされます。
複数人で使用するときはコミュニケーションを常に取る必要があり、手間に感じることもあるでしょう。
アプローチのタイミングがわかるSales Marker
本記事の「見込み顧客の追いかけ時の使い方」の章で説明した通り、効率的な営業活動を行うには分析を行い、最適なタイミングでアプローチを行う必要があります。
営業活動では顧客管理シートを使用して分析を行うことはとても大切ですが、同時に手間がかかり、営業活動に専念できないことは懸念点と言えます。
そこでおすすめするのは「Sales Marker」という営業ツールです。
Sales Markerはセールスシグナルという機能が備わっており、ニーズが発生している企業に最適なタイミングでアプローチをすることができます。セールスシグナルとは、ニーズが高まっている企業の特定をすることが可能な機能です。
顧客管理シートでは見込み顧客をリストアップし営業をかけていくことが基本ですが、見込み顧客が「自社のサービスや商品に興味がある」ということは分かりません。
セールスシグナルでは自社のサービスや商品に関連するキーワードをWeb上で設定し、潜在顧客がキーワードを検索したタイミングで通知がくるようになっています。
そのため、潜在顧客のニーズが高まっている最適なタイミングで営業をかけることが可能になります。
また、営業管理で手間となる「入力作業」「分析」「情報更新」などもSales Markerで行うことができるためスプレッドシートで管理するという手間が一切かかりません。
まとめ
本記事ではスプレッドシートの営業管理について入力する項目や画像を用いた使い方などを紹介しました。
営業管理は営業活動を効率的に行ううえで重要な業務です。本記事の顧客管理シートやその他のシートなど使用しやすいテンプレートを比較し選んでみてください。
また、「営業活動に専念したい」「最適なアプローチを行いたい」という方はSales Markerの使用を検討してみてはいかがでしょうか。
