「SFAを活用していきたいけれど、メンバーが使ってくれるか不安」
「SFAを導入する前の選び方や運用してからコツを知りたい」

もし、上記のような悩みや疑問をお持ちであれば、今回の記事を参考にしてみてください。今回は、SFAの導入が失敗に終わるケース、SFA導入前のツールの選び方、運用後に定着させるためのコツについて紹介していきます。

SFAは、営業活動の効率化や売上の最大化に貢献するツールですが、導入しただけでは成功しません。

もし、選び方やコツを知らないままでは、SFAが組織に定着せずに無駄に終わってしまうリスクがあります。

ぜひ、今回紹介するSFA導入前の選び方と運用時のコツを理解し、SFAを効果的に活用していきましょう。

SFA（営業支援ツール）とは

SFAとは、「Sales Force Automation」の略語で、営業活動を効率化・見える化するためのツールです。

SFAを活用することで、「営業活動状況や顧客情報の一元管理」「営業メンバーへのノウハウ共有」「売上管理＆予測」などができます。

SFAの導入が失敗に終わるケース

それでは、SFAを導入したにも関わらず、失敗に終わってしまうケースについて見ていきます。

営業活動の効率化や売上最大化を目指し、実際にSFAを導入しただけで、「何もしなくてもうまくいく」というケースは少ないです。

むしろ、高確率で半数の企業が失敗するケースが多いです。

それでは下記で、失敗する理由について紹介していきます。

【データ入力の問題】

• データ入力が定着していない
• データ入力の項目が多すぎる
• データが正確に入力できていない

【SFA自体の問題】

• そもそもSFAの操作性に問題があり使いこなせない
• 実際の営業現場で使えるように整備されていない
• 疑問点や不明点を即座に解決できるサポート体制がない

【営業メンバー意識の問題】

• 新しい業務フローやシステムに馴染めていない
• データを私有財産だととらえている

上記のように、失敗する理由はさまざまです。

せっかく目的達成・売上最大化のためにコストをかけてSFAを導入したのに、失敗しては元も子もありません。失敗しない対策として、SFAの「導入前」と「運用開始後」それぞれのコツを紹介していきます。

ぜひ、今後の営業活動を、SFAの活用によって最適化していくために、参考にしていただければと思います。

SFA導入前のツールの選び方

ここまで、SFAの導入が失敗に終わるケースについて紹介してきました。 それでは、実際にSFAを導入する前のツールの選び方について、下記で解説していきます。

• 使いやすいものを選ぶ
• サポート体制が充実しているものを選ぶ

使いやすいものを選ぶ

SFAだけでなく、そのほかのツールについても同様ですが、利用者が使いやすいと感じるものでなければ、継続して利用していくことは難しいです。 「ツールの使いやすさ」とは、実際に現場の人間が、日々の業務上で、ストレスや工数をかけずに、どれだけスムーズに利用できるかどうかが基準になります。

下記、「操作画面」と「データ入力作業」の観点で、使いやすいSFAについて解説していきます。

 

【操作画面】

操作画面がわかりやすいことは第一条件です。 マニュアルを見ながらではなく、直感的にサクサク作業できるツールのほうが扱いやすいのは言うまでもありません。 そして、操作画面が見やすく、操作していて「心地がいい」「気持ちがいい」「作業したくなる」と感じられるツールであれば尚良いです。

 

【データ入力作業】

データ入力の際に、負荷がかかっていないかどうかも重要です。 なぜなら、せっかくSFAを導入しても、営業データを入力することが手間だと感じられてしまうと、SFA内に企業データや営業ノウハウが蓄積していかないからです。 実際に営業パーソンにとって、データ入力作業は営業活動の妨げになるため、「無駄な時間」だと感じてしまうことも多いです。

よって、いかにスムーズで入力作業の負担が少ないSFAを選べるかも大切な要素です。

サポート体制が充実しているものを選ぶ

サポート体制が充実しているものを選ぶことも大切です。 SFAを利用していると、高い確率で「疑問点」や「トラブル」が出てきます。 たとえば、「一度アプローチして、後日連絡するリストに追加した企業を探したいが、方法がわからない」「操作画面がエラーになり、フリーズして作業ができない」という類の疑問点やトラブルです。

このような事象があった際に、ある程度時間をかけて調べれば、それぞれの営業パーソンでも解決できるかもしれません。 しかし、営業パーソンにとって、営業活動以外の業務をする時間はタイムロス＆売上損失につながる恐れがあります。

よって、わからないことがあった際に、「即座に解決してもらえるサポート体制」が充実しているSFAを選ぶことが重要です。

手厚いサポートを受けられることで、営業パーソンの心理的負担を軽減し、より積極的にSFAを活用していこうという気持ちや実際の行動を促します。

どのようなサポートがあるかについて、該当のSFAのホームページや紹介ページをチェックしたり、活用・成功事例を参考にしてみるのがおすすめです。

SFAを運用し定着させるためのコツ

ここまで、SFAを導入する前のツールの選び方について解説してきました。 それでは、SFAを導入後に、運用し定着させるためのコツについて、下記で紹介していきます。

• 目的をチームで共有する
• 入力工数をできるだけ下げる
• KPIを設定し評価制度に組み込む

目的をチームで共有する

まずは、SFA導入の目的や効果をチーム全体で共有することです。 SFAの効果を最大化するためには、自分一人だけで活用していくのはナンセンスだと言えます。

理由としては、より多くのチームメンバーがSFAを活用すればするほど、SFAのメリットや効果が増大していくからです。 目的を達成するためにSFAを導入することは大前提ですが、より効果的に活用し、成果を出していくためにチームメンバーへ働きかけるイメージです。

よって、解決すべき問題と達成すべき目的を明確に設定した後に、SFAを導入することによる目的・効果・メリットをチームメンバーに共有しましょう。

具体的に、SFAの導入によるメリットとして、下記があげられます。

【削減効果】

• これまで属人化していた業務の削減
• 集計作業の自動化による工数削減
• 営業コストの削減
• 残業時間の削減

【増加効果】

• 商談のアポイント獲得数アップ
• 商談成約率アップ
• 契約単価アップ

【業務効率化効果】

• チームの案件進捗状況の管理
• チーム内での営業ノウハウの蓄積による若手育成
• 部門間のコミュニケーション活性化による相乗効果
• リアルタイムでの情報共有

SFAを導入することで、上記のように素晴らしいメリットがあります。SFAの効果・メリットをメンバーに共有し、理解してもらうことで、「一緒にSFAを活用して成果を出していく」という気持ちを抱いてもらうことが重要です。

また、SFA内に蓄積した営業ノウハウを共有することで、若手社員を育成し、チーム全体の営業力の底上げができます。

たとえば、SFA内の「アポイント獲得率」の数値が最も高い営業パーソンのトークスクリプトや営業ノウハウをチーム全体に共有し、人材育成につなげることが可能です。

実際に、OJTで工数をかけて若手社員を指導することなく、SFA内の営業ノウハウをリアルタイムに共有してPDCAを回し、若手社員の育成＆売上アップにつながった企業の事例もあります。

チーム全体の共有認識・総意として、「目的達成・売上最大化するためには、SFAを活用していかなければならない」という気持ちを固めていきましょう。

そして、営業メンバー全員にメリットを理解してもらうことで、SFAを効果的に運用し、定着させることが可能です。

入力工数をできるだけ下げる

SFAを運用し定着させるためのコツとして、入力工数をできるだけ下げることも重要です。

SFAを運用していく中で、日々の営業活動の中で入手したデータを、システムに入力する作業に必要以上に工数がかかるという課題があります。

たとえば、テレアポ業務で架電結果を記載する際に、受付窓口でブロックされた理由を記載するシーンを考えてみます。

受付ブロックの理由を「新規の営業は不要」「間に合っている」「他社のサービスを導入している」など逐一記載していると、その分がタイムロスになり、効率的な営業活動ができない可能性が高いです。

実際に、1つの企業に対しての記載時間が10秒だとしても、30社あれば、300秒のロスです。 そして、もし300秒あればもう1～2社に架電できたと考えれば、長期的に見て大きな損失だとわかります。

このように、営業活動を実施しながら、データ入力作業を行うのは「手間」かつ「営業機会の損失」であり、決して効率的・効果的とは言えません。

よって、現場の入力負担工数を最小限に抑えるシステムを導入し、入力工数を徹底的に下げるのがおすすめです。

たとえば、先ほどのテレアポの事例で、架電結果を記載する際に、プルダウンメニューで「新規受付NG」「他社サービス導入済み」「理由不明の結構です」などと選択できる形式のシステムであれば、入力工数を下げられます。

1つの企業あたり10秒かかっていた入力作業が、約3秒になれば、相対的に営業活動に充てられる時間が増加し、長い目で見ると大きな成果につながります。

また、そもそも入力工数を下げるのではなく、入力作業自体をすべて自動化できるツールを選ぶ（連携する）のもおすすめです。

 

株式会社マツリカが提供している「DealPods」は、デジタルセールスルームと呼ばれる、営業と顧客のためのオールインワン商談情報共有ツールです。

「DealPods」は、Salesforce（SFA）と連携することで、営業活動の履歴を自動記入でき、営業パーソンの入力作業の手間をなくすことができます。

通常は、メールやチャットで顧客へ送付した内容を抜粋し、活動履歴に再度記載する必要がありましたが、顧客へ送付した内容をそのまま抜粋し、Salesforceを開かずに活動履歴の入力が可能となりました。

そして、チャット内容の全情報が入っているページURLをSalesforceの商談レコードにワンクリックで紐づけられ、実際の商談情報へ即座にアクセスできます。

ぜひ、「顧客とのコミュニケーション」＆「SFAへの入力作業」という2つの作業によって、工数がかかってしまうとお悩みの営業パーソンにおすすめのサービスです。

「入力工数を下げられる」または「入力自体を自動化できる」サービスを利用することで、より効率的・効果的な営業活動を実現できます。

出典元：
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000130.000015189.html
https://product-senses.mazrica.com/lp-enterprise-sales-dealpods-io

KPIを設定し評価制度に組み込む

KPIを明確に設定し、評価制度に組み込むことも、SFAを定着させるためのコツです。 「架電数」「商談アポイント獲得数」「受注数」などをKPIに設定し、それらのKPIをSFAに登録します。

すると、評価する立場の人間は、SFA内の各項目を見るだけで、営業パーソンのKPIの達成率を正確な数値で把握可能です。

たとえば、AさんよりもBさんのほうが「受注数」が多いから、Bさんの評価を高くするという判断ができます。 誰もが納得できる客観的データ・数値のため説得力もあります。

また、営業パーソンも自身の営業活動を評価してもらうために、正確な情報・数値をSFAに登録するように努めるでしょう。 よって、SFAの定着が期待でき、営業活動の効率化だけでなく、正確な人事評価および社内の評価制度の改善にもつながります。

まとめ

今回は、SFAの導入が失敗に終わるケース、SFA導入前のツールの選び方、運用後に定着させるためのコツについて紹介してきました。

SFAは導入するだけで万全なツールではなく、半数の企業が失敗に終わってしまうという事例があります。

対策として、SFA導入前のツールを選ぶ際には、「現場の営業パーソンが使いやすい操作性のものを選ぶ」「疑問点があった際、迅速に解決できるようなサポート体制が充実しているものを選ぶ」ことが大切です。

また、SFA運用後に定着させるためのコツとしては、「目的・効果をチーム全体で共有する」「入力工数を下げるor自動化する」「KPIを設定し評価制度に組み込む」ことがあげられます。

ぜひ、今回紹介したSFA導入前の選び方・運用後のコツを意識し、SFAを効果的に活用して目的達成・売上最大化を目指していきましょう。